Редактирование содержимого ячеек в excel. Редактирование и форматирование текста. Абзац, как и любой объект, имеет свои параметры

Можно настроить его внешний вид. При настройке оглавления параметры применяются к существующей таблице. Если вас устраивает оформление, нажмите кнопку ОК . В противном случае нажмите кнопку Отмена и все изменения будут сброшены. Оглавление останется на своем месте.

Выберите пункт Настраиваемое оглавление .

Настраиваемое оглавление .

Настройка существующего оглавления:

Выберите пункт Настраиваемое оглавление .

Используйте параметры для отображения, скрытия и выравнивания номеров страниц, добавления или изменения заполнителя, настройки форматирования и указания количества уровней отображаемых заголовков.

Форматирование текста в оглавлении

Нажмите кнопку Изменить . Если кнопка Изменить Форматы значение Из шаблона .

В списке Стили Изменить .

Внесите изменения в области Изменение стиля .

Настройка существующего или создание новой таблицы:

Настройки будут применены, если у вас уже есть оглавление. В противном случае будет добавлена новая настраиваемая таблица.

Форматирование текста в оглавлении

Нажмите кнопку Изменить . Если кнопка Изменить неактивна, установите в поле Форматы значение Из шаблона .

В списке Стили выберите уровень, который требуется изменить, и нажмите кнопку Изменить .

Внесите изменения в области Изменение стиля .

Основы работы в Microsoft Excel

Для практического освоения приемов работы в среде Excel предлагается произвести расчеты по продаже товаров видео- и аудиотехники фирмой «Техносервис» через сеть магазинов «Техносила» и «Техношок», для чего потребуется создание нескольких таблиц.

Любая таблица по своей структуре состоит из 3 частей:

ü Заголовок таблицы.

ü Шапка таблицы (названия граф таблицы).

ü Информационная часть (исходные и выходные данные, расположенные в соответствующих графах).

Ввод заголовка, шапки и исходных данных таблицы

После загрузки Excel на экран выводится стандартный шаблон таблицы, имеющий определенную ширину столбцов и высоту строк.

Ввод данных осуществляется в активную ячейку, т.е. в ту ячейку, в которую предварительно установлен табличный курсор и которая отличается от остальных контрастной рамкой вокруг нее.

Ввод исходных данных в ячейку будет завершен в результате выполнения одного из следующих действий:

v нажатия клавиши Enter;

v нажатия соответствующих клавиш управления курсором на клавиатуре;

v щелчка кнопкой мыши по следующей ячейке для ввода данных;

v нажатия клавиши табуляции.

При вводе данных в таблицу названия некоторых граф могут быть расположены в ячейке в несколько строк. Подобный ввод данных может быть осуществлен следующими способами:

1. Нажать клавишу Alt (левую или правую) и, удерживая ее, нажать коротко клавишуEnter после любого введенного в ячейку слова или словосочетания. Одновременное нажатие клавиш принято обозначать символом “+”, например Alt +Enter.

2. Использовать вкладку Главная , где в группеЯчейки нажать кнопку Формат , в раскрывшемся окне выбрать команду Формат ячеек , а затем в окне Формат ячеек , на вкладке Выравнивание установить переключатель Переносить по словам в области Отображение.

3. Нажать кнопку Перенос текста в группе Выравнивание на вкладке Главная .

Ввода заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера

Упражнение . Осуществить ввод заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера в соответствии с рисунком 1, для чего:

· В ячейку А1 на Листе 1 ввести “Прайс-лист ООО «Техносервис»” и нажать клавишу Enter .

· В ячейку А2 ввести “Наименование”, нажать одновременно клавишиAlt иEnter, ввести “товара” и нажать Enter .

· В ячейку В2 ввести “Цена”, нажать одновременно Alt иEnter , ввести “в у.е.” и нажать Enter .

Если введенные данные не соответствуют по расположению в ячейках примеру, приведенному на рис. 1, то следует изменить ширину столбцов, для этого необходимо:

· Установить указатель мыши на границу обозначений столбцов так, чтобы он принял вид черной двунаправленной стрелки.

· Удерживая нажатой левую кнопку мыши, расширить (уменьшить) столбец на необходимую величину.

Внимание! Введенный текст заголовка таблицы занял несколько соседних с ячейкой А1 ячеек. Однако если перевести курсор, например в ячейку В1, то в строке состояния, где обязательно отражается содержимое ячейки, в которой находится курсор, ничего не будет отражено. Это объясняется тем, что введенный текст, ширина которого превышает ширину ячейки А1, расположился в соседних ячейках справа лишь на экране дисплея. Если бы в дальнейшем потребовалось ввести в ячейку В1 какие-либо данные, произошло бы усечение текста до размеров ячейки А1, хотя на самом деле в ячейке А1 сам текст остался полностью.

Дальнейшая работа по вводу исходных данных в контрольном примере осуществляется в соответствии с рис 2.

Расширить столбец А ,установив курсор мыши на границу столбцов А и В и растянуть столбец А . до нужной величины.

Редактирование содержимого ячейки

Если при просмотре таблицы были обнаружены ошибки, их необходимо отредактировать.

Excel позволяет редактировать содержимое ячеек несколькими способами:

Ø набором в активной ячейке новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации);

Ø активизацией строки формул щелчком мыши для перехода в режим редактирования;

Ø нажатием функциональной клавиши F2 в активной ячейке.

Удаление ошибочной информации осуществляется нажатием клавиши Delete в активной ячейке.

Упражнение . Для удобства ориентации среди электронных документов рекомендуется давать листам рабочей книги соответствующие названия. Предлагается назвать первый лист рабочей книги «Прайс-лист». Для этого необходимо:

· Установить указатель мыши на название Лист1 .

· Щелкнуть правой кнопкой мыши.

· В контекстном меню выбрать пункт Переименовать .

· С клавиатуры набрать новое название листа.

· Нажать Enter .

Примечание . Переименовать рабочий лист можно также путем двойного щелчка по левой кнопке мыши, предварительно установив курсор на его название, после чего ввести новое название.

Если ячейка содержит большой текст или сложную формулу, но с ошибками, то нет смысла удалять их вводить все данные заново. Рациональнее их просто отредактировать.

Для редактирования значений в Excel предусмотрен специальный режим. Он максимально прост, но гармонично объединил в себе толь самые полезные функции текстового редактора. Ничего лишнего в нем нет.

Редактирование строки текста в ячейках

Редактировать содержимое ячеек можно двумя способами:

Примечание. При редактировании не забывайте о кнопках отмены / повтора действий на панели быстрого доступа. Или о комбинациях клавиш CTRL+Z и CTRL+Y.

Как сделать несколько строк в ячейке Excel?

В режиме редактирования, ячейки обладают функционалом простейшего текстового редактора. Главное отличие – это разбиение текста на строки.

Внимание!
Чтобы разбить текст на строки в одной ячейке Excel нужно нажать комбинацию клавиш Alt+Enter. Тогда вы сможете перейти на новую строку в ячейке. В том месте текста, где находится курсор клавиатуры, появится перенос строки и соответственно начало новой.

В обычных редакторах текст делится на строки нажатием клавиши Enter, но в Excel данное действие выполняет функцию подтверждения вода данных и переход на следующую ячейку. Поэтому как написать несколько строк в ячейке Excel жмите Alt+Enter.

Обратите внимание, что после разделения одной строки в ячейке на две и более с помощью клавиш Alt+Enter, то автоматически активируется опция «формат ячеек»-«выравнивание»-«перенос по словам». Притом что сама эта функция не разбивает строку на слова, а оптимизирует ее отображение.

Режим редактирования

В режиме редактирования работают все стандартные комбинации клавиш управления курсором клавиатуры, как и в других программах Windows:

Клавиша «DELETE» удаляет символ справа, а «Backspace» слева.
CTRL+ «стрелка влево» переход на начало слова, а CTRL+ «стрелка вправо» – в конец слова.
«HOME» смещает курсор клавиатуры в начало строки, а «END» – в конец.
Если в тексте более одной строки то комбинации CTRL+HOME и CTRL+END перемещают курсор в начало или в конец целого текста.

Примечание. Точно так же редактируются: формулы, функции, числа, даты и логические значения.

Стоит еще отметить, что простой режим редактирования позволяет задавать тексту свой стиль оформления: полужирный, курсив, подчеркнутый и цвет.

Обратите внимание, что стиль текста не отображается в строке формул, поэтому его удобнее задавать, редактируя непосредственно в самой ячейке.

Создание любого документа состоит из основных операций:

· редактирования;

· форматирования.

Набор текста осуществляется с клавиатуры. Но часто документ создается на основе уже имеющегося текста (образца, шаблона, отсканированного фрагмента).

Под редактированием понимается доведение документа до приемлемой кондиции (исправление грамматических и стилистических ошибок, замена и вставка символов, перемещение и удаление фрагментов текста и пр.)

Под форматированием документа обычно понимается преобразование его внешнего вида для улучшения его удобочитаемости и информационной логичности.

Форматирование – это изменение параметров объекта с целью придания объекту некоторой формы.

Рис. 2. Вкладка Главная

Операции редактирования и форматирования являются столь важными, что инструменты для выполнения этих операций в Office 2007 сосредоточены на вкладке Главная в виде групп предназначенных для выполнения определенных подзадач (рис. 2):

· группа Буфер обмена – для работы с фрагментами текста и графическими объектами;

· группа Редактирование для поиска в тексте по образцу и замены.

· группа Шрифт – для настройки параметров текста;

· группа Абзац для настройки параметров абзацев;

· группа Стили для использования готовых стилей оформления текста и создания новых;

Первые две группы в более ранних версиях были представлены в меню Правка, а следующие за ними – в меню Формат.

В группах представлены наиболее часто используемые инструменты. Информацию о полном наборе инструментов группы можно получить в привычном виде, щелкнув на кнопке со стрелкой в нижнем правом углу группы. Например, при щелчке на стрелке группы Абзац открывается привычное по предыдущим версиям окно Абзац (рис. 3):

Рис. 3. Окно настройки параметров абзаца

Основное правило для форматирования – выделить объект и установить для него требуемые параметры.

Для выделения объектов текстового документа существует несколько приемов.

Универсальный прием выделения любого фрагмента – провести курсором мыши с нажатой кнопкой по тексту. Так можно выделить и одну букву, и часть слова, и любую часть абзаца, и несколько абзацев и т.д. Текст выделяется полосой контрастного цвета. Тот же самый эффект получается при двойном щелчке мыши внутри слова и тройном щелчке мыши внутри абзаца.

Можно выделять объекты и одинарным щелчком. Это очень простой, быстрый и удобный прием выделения. При подобном выделении объект не выделяется полосой контрастного цвета.

Если вы щелкните где-нибудь внутри слова, то курсор будет одновременно находиться и внутри слова, и внутри абзаца. При форматировании параметры символа изменятся только у слова, внутри которого находится текстовый курсор, а параметры абзаца – для всего абзаца. Это неудобно, если надо изменить параметры всех символов абзаца. В такой ситуации придется выделять абзац более традиционным способом.

В таблице (таблица 1) приведены еще несколько способов выделения объектов текста.

Таблица 1. Способы выделения объектов текста

Модуль 2.2. Ввод и форматирование данных

Цель модуля: Изучение правил ввода и редактирования данных в документах Microsoft Excel 2007, способов выравнивания данных в ячейках, а также способов форматирования таблиц.

Ввод данных

В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Формулы – это инструкции к вычислениям. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени. Кроме того, в Excel имеются еще два специальных типа констант: логические значения и ошибочные значения.

Числа , включая даты, представляют собой значения, которые можно использовать в вычислениях. Текст – это информация, которая не является ни числом, ни формулой.

Для ввода данных сначала выберите нужную ячейку, а затем начинайте ввод. В ячейке немедленно появится точка вставки, т.е. курсор, а вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул. При этом кнопки строки формул включатся, и ими можно будет пользоваться (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Управляющие кнопки в строке формул

Если при вводе данных произошла ошибка, сделайте щелчок по кнопке Отмена , которая имеет вид крестика. отменить ввод можно и при нажатии клавиши Esc на клавиатуре. Нажатием кнопки Ввод (в виде галочки) заканчивают ввод данных. При этом активной остается та ячейка, в которую вводили данные. Если заканчивать ввод данных нажатием клавиши Enter на клавиатуре, то производится переход к другой ячейке. В любом случае кнопки строки формул выключаются, их становится не видно.

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка С3 на рис. 2.3). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается. При этом в строке формул этот текст отображается полностью.

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). Это может затруднить последующую работу с данными с использованием сортировки, выборки и т. п.).

Замена содержимого ячейки

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.

Редактирование содержимого ячейки

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2 . После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete , для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace . Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift .

Форматирование данных

Установка параметров шрифта изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке формул не изменяется.

Параметры шрифта можно устанавливать для диапазона выделенных ячеек, а также для отдельных фрагментов текста ячеек. В этом случае необходимо войти в режим редактирования ячеек и выделить оформляемый фрагмент ячейки (символ, число, слово, несколько слов и т. п.). Параметры шрифта отдельных цифр в числах, датах или времени изменить невозможно.

Для установки параметров шрифта используют элементы группы Шрифт вкладки Главная , мини-панель инструментов, а также вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячеек (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Элементы Excel для установки параметров шрифта

Для перехода к вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек можно щелкнуть по значку группы Шрифт вкладки Главная (см. рис. 2.2).

Выбор шрифта (гарнитуры) определяет внешний вид символов текста, цифр, знаков и т. д. При выборе шрифта следует иметь ввиду, что не все шрифты отображают русские буквы, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings). В списке шрифтов шрифты, отображающие русские буквы, отмечены некоторыми характерными буквами русского алфавита.

Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм. Можно выбрать любой размер шрифта из раскрывающегося списка. Если же подходящего размера в списке нет, то необходимо щелкнуть левой кнопкой в поле раскрывающегося списка, ввести требуемое значение размера и нажать клавишу Enter . Размер шрифта может быть установлен от 1 пт (0,3528 мм) до 409,5 пт (144 мм) с точностью 0,5 пт.

Начертание определяет особенности внешнего вида символов. Можно установить полужирное начертание и курсив. Можно установить одинарное или двойное подчеркивание.

Задание 1. Форматирование текста.

1. Откройте книгу с именем Упражнения из своей личной папки. Сделайте активным лист упр.1 .

2. В ячейках С3, С6, А9, Е9, В12, F12 и и С15 введите текст, показанный на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Примеры форматирования текста

3. Выделите ячейку С3 .

4. В раскрывающемся списке Шрифт вкладки Главная выберите шрифт, например, Arial . При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и содержимое ячейки отображается указанным шрифтом.

5. В раскрывающемся списке Размер шрифта вкладки Главная выберите размер шрифта, например, 16 пт . При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и содержимое фрагмента листа отображается указанным размером шрифта. Для изменения размера шрифта можно воспользоваться также кнопками Увеличить размер и Уменьшить размер вкладки Главная .

6. Для установки полужирного начертания шрифта нажмите кнопку Полужирный , а для установки курсивного – кнопку Курсив вкладки Главная .

Обе эти кнопки работают в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено начертание для выделенного фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Для того чтобы убрать оформление полужирным начертанием или курсивом следует еще раз нажать на соответствующую кнопку.

7. Сделайте активной ячейку С6 и назначьте элементы форматирования, указанные в этой ячейке.

8. Выделите ячейку А9 .

9. Сделайте шелчок по стрелке кнопки Подчеркнутый вкладки Главная и выберите способ подчеркивания (рис. 2.4). При наведении указателя мыши на выбираемый способ функция предпросмотра не работает.

Рис. 2.4. Выбор вариантов подчеркивания

10. Сделайте активной ячейку Е9 и назначьте двойное подчеркивание.

11. Сделайте активной ячейку В12 и в строке формул выделите слово «верхний».

12. Откройте диалоговое окно Формат Ячеек и на вкладке Шрифт в поле Видоизменение установите флажок надстрочный , как показано на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Установка видоизменений

13. Выделите ячейку F12 и для слова «нижний» установите флажок подстрочный (см. рис. 2.5).

14. Выделите диапазон ячеек C15:F15 .

15. Наэначьте выделенным ячейкам светлый цвет шрифта и темный фон заливки.

Можно отказаться от всех установленных параметров шрифта. Для этого:

1. Выделите весь лист.

2. Отобразите вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячейки .

3. Установите флажок Обычный .

4. В результате этих действий текст в ячейках примет первоначальный вид.

5. Отмените предыдущую команду, чтобы вернуть назначенное форматирование.

6. Выполните команду сохранения.