Развертывание приложения Access. Описание MS Access

Microsoft Access 2007 - одна из наиболее известных программ для работы с базами данных. Свежий релиз ПО включает в себя возможность работы как с различными форматами файлов более ранних версий, так и поддержку нового типа файлов с расширением.accdb. Также приложение содержит небольшие доработки популярных функций и настроек, которые сделали работу с программой еще более комфортной и удобной. Несмотря на то, что ПО включается в состав Microsoft Office, на нашем сайте Вы можете скачать Access 2007 независимо остальных программ пакета. Предложенный релиз приложения является русской версией.

Что интересного предлагает Microsoft Access 2007

id="a1">

Новый формат файлов ACCDB включает в себя поддержку многозначных полей и вложений, а также целый ряд новых опций:

Поля, которые могут одновременно допускать несколько различных значений
Данный вид полей используются в тех случаях, когда необходимо сохранить несколько разных вариантов, не создавая БД более сложной структуры.
Тип данных «Вложение»
Такой тип данных необходим для более удобного хранения документов различных типов, а также двоичных файлов в Вашей БД без дополнительного увеличения ее объема.
Улучшенное шифрование
Теперь Вы можете задать пароль для БД, а также зашифровать ее содержимое
Улучшенная интеграция с SharePoint Services и Microsoft Outlook 2007
Отслеживание истории MEMO для хранения больших объемов информации.

На нашем сайте Вы можете скачать Microsoft Access 2007 бесплатно - загрузка и установка приложения происходит довольно быстро и легко.

Системные требования Access 2007:

id="a2">

Частота процессора от 500 МГц
Более 256 Мб оперативной памяти
1,5-2 Гб свободного места на жёстком диске
Разрешение экрана более 1024x768 точек
ОС Windows XP с SP3, Vista с SP2, Windows Server 2003 с SP2 или более новые версии.

Microsoft Office Access 2007 - реляционная СУБД корпорации Microsoft.Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь свнешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, всамом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный набор средств,которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность исовместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями базданных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учетаданных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов,преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных.С помощью Office Access 2007 можно легко адаптировать приложения базыданных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширеннаяподдержка компонента «Windows SharePoint Services 3.0» в Office Access2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервноекопирование данных, а также управление ими.

Системные требования:

Компьютер и процессор: Частота не ниже 500 МГц
Память: ОЗУ не менее 256 МБ
Место на жестком диске: 1,5 ГБ. Часть места на диске будет освобождена после установки при удалении с него исходного загрузочного пакета.
Устройство чтения дисков: Дисковод для компакт-дисков или DVD-дисков
Экран: Разрешение не менее 1024x768 точек
Операционная система: Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2), Windows Server 2003 с пакетом обновления 1 (SP1) или более поздняя версия*

* - Мастер очистки Office недоступен в 64-разрядных операционных системах.

Размер, ОС: 211.77 Mb, Windows 7 /Vista/XP
Язык: Русский
Условия распространения: Лекарство вшито

Введение 2

База данных 3

Создание новой Базы Данных 3

Создание базы данных с помощью шаблонов 4

Таблицы 5

Создание таблицы при помощи шаблонов таблиц 5

Создание таблицы с помощью конструктора таблиц 7

Связь таблиц 9

Список подстановки 13

Запросы 16

Мастер запросов 16

3.2. Конструктор запросов 19

Условие отбора 20

Запрос действия 22

Запросы SQL 24

Формы 26

Мастер форм 26

Конструктор форм 28

Отчеты 30

Мастер отчетов 30

Конструктор отчетов 32

Приложение 34

Типы данных 34

Виды запросов действия 34

Виды запросов SQL 35

Элементы управления форм 36

Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 - профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты.

Базы данных - это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.

Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

1. База данных

1.1. Создание новой базы данных.

1.1.1. Запускаем Microsoft Access, выполнив команду меню Пуск > Программы > Microsoft Office >

Рис.1.1. Окно Microsoft Access

1.1.2. В открывшемся окне (Рис. 1) нажимаем на значке – Новая База Данных

1.1.3. В поле «Имя файла» пишем название создаваемой базы «Библиотека».

1.1.4. По умолчанию база данных создается в папке Мои документы (My Documents), для изменения пути необходимо кликнуть на иконке слева от поля «Имя файла».

1.1.5. Нажимаем кнопку «Создать»

1.2. Создание базы данных с помощью шаблонов.

1.2.1. Запускаем Microsoft Access, выполнив команду меню Пуск > Программы > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.

1.2.2. В открывшемся окне (Рис. 1.1.), в поле «Категории Шаблонов» > Локальные шаблоны, выбираем нужный шаблон.

Рис.1.2. Локальные шаблоны

1.2.3. Нажимаем кнопку «Создать»

2. Таблицы

После создания новой базы, открывается окно «база данных» (Рис. 2.1.).

Рис.2.1. Окно базы данных

2.1. Создание таблицы при помощи шаблонов таблиц.

2.1.1. Переходим на закладку «создание».

Рис.2.2. Верхнее меню

2.1.2. Нажимаем «Шаблоны таблиц», выбираем «контакты».

2.1.3. В результате получили таблицу с готовыми именами столбцов, при необходимости можно добавить свои столбцы (двойной клик ЛКМ на последнем столбце «Добавить поле» и ввести имя нового столбца), или удалить лишние столбцы (клик ПКМ на лишнем столбце, пункт контекстного меню – «Удалить столбец»).

Рис.2.3. Окно таблицы

2.1.4. Кликнем в ячейку под названием «Организация» и вводим название организации (Школа), значению «Код» автоматически присвоилось значение.

2.1.5. Заполним остальные ячейки таблицы.

Рис. 2.4. Таблица данных

2.1.6. Сохраняем таблицу: ПКМ на закладке «Таблица2», вводим имя «Контакты», нажимаем OK.

2.2. Создание таблицы с помощью конструктора таблиц.

2.2.1. Кликнем на закладку «Таблица 1»

2.2.2. Переходим в режим конструктора:

Рис.2.5. Выбор режима отображения

Рис.2.6. Ввод имени таблицы

2.2.4. В открывшемся окне конструктора таблиц можно вводить имена полей новой таблицы или добавлять поля в уже созданную таблицу.

Рис.2.7. Окно конструктора таблиц

2.2.5. Кликнем в ячейку ниже ячейки «Код», введем имя столбца «Название», тип данных – текстовый. Заполните еще несколько ячеек.

Рис.2.8. Заполнение полей таблицы

2.2.6. Переходим в режим таблицы: Вид > Режим таблицы.

2.2.7. Заполняем таблицу аналогично п. 2.1.4. и 2.1.5.

Рис.2.9. Таблица данных

2.3. Связь таблиц.

Связь позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Различают два типа связей: один ко многим и многие ко многим. В нашем случае, при создании базы данных библиотеки, подходит связь – многие ко многим, т.е. у одного человека может быть несколько книг и экземпляры одной книги могут быть у разных людей.

При создании связи один ко многим, id-код первой таблицы прописывается отдельным столбцом во второй таблице.

При создании связи многие ко многим, id-коды обеих таблиц прописывается в третьей таблице (вспомогательной).

Рассмотрим на примере:

2.3.1. Переходим на закладку «Создание» и создаем новую таблицу.

2.3.2. Затем переходим в режим конструктора, при этом сохраняем таблицу под именем «Записи».

2.3.3. Вписываем названия столбцов, по примеру.

Рис.2.10. Заполнение полей таблицы

2.3.4. Переходим в режим таблицы и заполняем ее по примеру.

Рис. 2.11. Таблица данных

2.3.5. Переходим на закладку «Работа с базами данных» и нажимам на кнопку «Схема данных».

2.3.6. В открывшемся окне последовательно добавляем все три таблицы.

Рис.2.12. Окно схемы данных

2.3.7. Создаем связь – Помещаем указатель на пункт «Код» из таблицы «Книги», нажимаем ЛКМ и не отпуская ее, перетаскиваем в пункт «Код книги» из таблицы «Записи».

2.3.8. В появившемся окне ставим флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим не позволит Access оставлять в таблице «Записи» записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы «Книги» с подходящим значением поля «Код».

Установка флажка Каскадное удаление связанных записей приведет к тому, что при удалении записи таблицы «Книги» будут удалены все соответствующие записи таблицы «Записи». Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы «Книги», на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы «Записи», запрещено.

Установка флажка Каскадное обновление связанных полей приведет к тому, что при обновлении поля «Код» таблицы «Книги» будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы «Записи».

Рис.2.13. Параметры связи

2.3.9. Нажимаем кнопку «Создать»

2.3.10. Повторяем пункты 2.4.7., 2.4.8., 2.4.9. для таблицы «Контакты»

Рис.2.14. Схема данных

2.4. Список подстановки.

При заполнении таблицы «Записи» новыми данными использование для этого id-кода очень неудобно, для облегчения заполнения таблицы в Access есть список подстановки.

2.4.1. Откроем таблицу «Записи» в режиме конструктора.

2.4.2. Для имени поля «Код книги» в поле «Тип данных» выбираем пункт – Мастер подстановок.

Рис.2.15. Мастер подстановок

2.4.3. В отрывшемся окне «Создание подстановки» оставляем переключатель как показано на рисунке и нажимаем «Далее >».

2.4.4. Выбираем таблицу «Книги» и нажимаем «Далее >».

Рис.2.16. Мастер подстановок

Рис.2.17. Мастер подстановок

2.4.6. Можно выполнить сортировку записей по возрастанию или по убыванию, выбрав название поля из списка, нажимаем «Далее >».

Рис.2.18. Мастер подстановок

2.4.7. Для создания подстановки нажимаем «Готово».

Рис.2.19. Мастер подстановок

Теперь в таблице «Записи» вместо кода книги будет отображаться название книги и ее автор. Теперь аналогично проделайте со столбцом «код контакта», добавив из таблицы «Контакты» поля имя и фамилия.

Рис.2.20. Таблица «Записи»

А для добавления новой записи будет появляться список книг или контактов.

Рис.2.21. Заполнение таблицы с помощью мастера

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.

3.1. Мастер запросов

Чтобы упростить задачу пользователя, в состав Access включен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построения запроса.

3.1.1. Переходим на закладку «Создание» и нажимаем кнопку

3.1.2. Выбираем «Простой запрос» и нажимаем OK.

3.1.3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» выбираем таблицу «Контакты», из списка «Доступные поля» выбираем: Фамилия, Имя и Рабочий телефон. Затем из таблицы «Книги» выбираем: Название и Автор; а из таблицы «Записи» - Дата выдачи. И нажимаем «Далее».

Рис.3.1. Мастер запросов

3.1.4. Выбираем подробный отчет и нажимаем «Далее».

Рис.3.2. Мастер запросов

3.1.5. Вводим имя запроса, ставим переключатель на «Открыть запрос для просмотра данных» и нажимаем «Готово».

Рис.3.3. Мастер запросов

3.1.6. В результате получаем таблицу:

Рис.3.4. Таблица запроса

3.2. Конструктор запросов

Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных.

3.2.1. Переходим на закладку «Создание» и нажимаем кнопку

3.2.2. Добавляем все три таблицы и закрываем окно.

Рис. 3.5. Добавление таблицы

3.2.3. Из раскрывающегося списка выбираем таблицы и поля для отображения в запросе.

Рис.3.6. Окно конструктора запроса

3.3. Условие отбора

Добавление в запрос условия отбора позволяет выбирать из таблицы не все записи, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, нам нужны записи, приходящиеся на февраль 2007 года.

3.3.1. В бланке запроса щелкаем на ячейке Условие отбора пятого столбца правой кнопкой мыши и выбераем в контекстном меню команду «Построить». Откроется окно построителя выражений.

Рис.3.7. Окно построителя выражений

3.3.2. В левом списке построителя щелкаем на папке Операторы.

3.3.3. В среднем списке выбираем категорию Сравнения.

3.3.4. В правом списке дважды щелкаем на пункте Between.

3.3.5. Щелчком выделяем в поле формулы первый местозаполнитель «Выражение».

3.3.6. В левом списке построителя выражений двойным щелчком открываем папку Функции.

3.3.7. Щелкаем на папке Встроенные функции, содержащей стандартные функции Access.

3.3.8. В среднем списке построителя выражений щелкаем на пункте Дата/время.

3.3.9. В правом списке дважды щелкаем на функции DateValue, чтобы заменить ею местозаполнитель «Выражение».

3.3.10. Выделив местозаполнитель «stringexpr», вводим текст «01.02.2007».

3.3.11. Повторяя шаги 3.3.5 – 3.3.10 , заменяем второй местозаполнитель «Выражение» на выражение DateValue («31.02.2007»).

В результате у нас получилась формула Between DateValue(«01.02.2007») And DateValue(«31.02.2007»). Она проверяет условие нахождения даты в интервале от 1 до 31 февраля 2007 г

3.3.12. Нажимаем па кнопке ОК.

3.3.13. Для выполнения запроса нажимаем

Рис.3.8. Результат выполнения запроса

Запросы могут применяться также для добавления, удаления и обновления группы записей таблицы. Такие запросы являются мощным инструментом преобразования данных, они называются запросами действия . К примеру, нам нужно изменить в таблице «Книги» номер по картотеке. Заменить первую цифру – 4 на 6. Подобную операцию трудно провести «вручную», если в таблице больше тысячи записей.

3.4.1. Создаем новый запрос в режиме конструктора.

3.4.2. В окне конструктора открываем таблицу «Книги».

3.4.3. В значение поле выбираем «Номер по картотеке».

Рис.3.9. Окно конструктора запроса

3.4.4. В поле «Тип запроса» выбираем запрос на обновление, при этом в бланке запроса появиться еще одно поле – обновление, в которое нужно ввести новое значение поля.

3.4.5. В поле «Обновление» вызываем контекстное меню, щелкаем на пункте «Построить»

3.4.6. В окне построителя выражений пишем формулу:

Рис.3.10. Окно построителя выражений

3.4.7. В поле «Условие отбора» вызываем контекстное меню, щелкаем на пункте «Построить»

3.4.8. В окне построителя выражений пишем формулу:

Рис.3.11. Окно построителя выражений

3.4.9. Закрываем запрос, сохранив под именем «Обновление».

3.4.10. Двойным кликом выполняем запрос «Обновление», Access проинформирует об обнаружении одной записи, удовлетворяющей условию отбора, и попросит подтвердить необходимость ее изменения.

Язык SQL является наиболее распространенным языком управления баз данных клиент – серверов. Это язык реляционных баз данных, а не язык систем программирования. В Microsoft Access используется язык Jet SQL.

3.5.1. Создаем новый запрос в режиме конструктора.

3.5.2. Переходим в режим SQL.

3.5.3. В открывшемся окне пишется запрос на языке SQL.

Рис 3.12. Окно запроса SQL.

3.5.4. Напишем запрос на добавление новой записи в таблицу «Книги»:

VALUES ("Му-Му", "Тургенев", "Роспечать", "2007", "845623");

3.5.5. Нажимаем кнопку, появится окно подтверждения добавления новой записи, нажимаем ОК.

Рис. 3.13. Обновленная таблица «Книги»

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

4.1. Мастер форм

4.1.1. Переходим на закладку «Создание» и запускаем «Матер форм»

Рис.4.1. Запуск мастера форм

4.1.2. В списке «Таблицы и запросы» выберете Таблица: Контакты.

4.1.3. Кликом на кнопке « >> » добавьте все поля в список выбранных полей.

4.1.4. Выделите поле «Код» и кликом на кнопке « < » уберите из списка выбранных полей, т.к. значение этого поля является кодом, оно неважно для пользователя и поэтому его не следует включать в форму.

Рис. 4.2. Мастер форм

4.1.6. В следующем окне выберите внешний вид формы – выровненный и кликните на кнопке «Далее > ».

4.1.7. В третьем окне мастера выберите стиль оформления формы (какая понравится) и нажмите на кнопку «Далее > ».

4.1.8. В четвертом окне нажмите на кнопку «Готово», ни чего не изменяя.

Рис.4.3. Форма для таблицы контакты

В окне формы можно редактировать уже существующие записи, а также создавать новые.

4.2. Конструктор форм

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

4.2.1. Создадим, как показано в разделе 4.1. форму на таблицу «Книги»

Рис. 4.4 Форма для таблицы книги

4.2.2. Нажимаем кнопку «Вид» и переходим в режим конструктора.

Рис. 4.5. Окно конструктора форм

В окне конструктора присутствует разметочная сетка с вертикальной и горизонтальной линейкой, помогающая позиционировать объекты.

По нажатии ПКМ в поле «Заголовок формы» или «Область данных», пункт Цвет заливки/фона, можно изменить цвет поля.

Кликнув на любом элементе формы, вокруг него появляется рамка, потянув за края которой можно изменить форму и размер элемента или переместить его в другое место формы.

Каждый элемент формы имеет свои свойства, окно свойств открывается нажатием ПКМ на элементе, пункт свойства.

Рис.4.6. Окно свойств

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

5.1. Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты.

5.1.1. Переходим на закладку «Создание» и запускаем Мастер отчетов

5.1.2. В открывшемся окне мастера, выбираем «Таблица: Контакты», добавляем все поля кроме поля «Код», нажимаем «Далее».

Рис. 5.1. Мастер отчетов

5.1.3. В следующем окне мастера оставляем все без изменения и нажимаем «Далее».

5.1.4. Выбираем сортировку по фамилии и нажимаем «Далее».

Рис. 5.2. Мастер отчетов

5.1.5. Ставим переключатели как показано на Рис.5.3. и нажимаем «Далее».

Рис. 5.3. Мастер отчетов

5.1.6. Выбираем стиль оформления отчета – Access 2007, и нажимаем «Готово».

Рис. 5.4. Отчет на таблицу контакты

5.2. Конструктор отчетов

Отчет, представленный на Рис. 5.4. имеет ряд недостатков, таких как: одни поля занимают слишком много места, а другие поля не умещаются; отчет занимает больше одной страницы и др.

Эти недостатки можно исправить с помощью конструктора отчетов.

5.2.1. Переходим в режим конструктора – ПКМ на отчете, пункт – Конструктор.

5.2.2. Конструктор отчетов напоминает конструктор форм, в нем также можно изменять размеры, форму и положение элементов. Переместим элементы так, чтобы они не выходили за пределы одного листа и занимали место соответственно содержимому.

Рис. 5.5. Конструктор отчетов

5.2.3. После редактирования переходим в режим предварительного просмотра.

Рис. 5.6. Готовый отчет

6. Приложение

6.1. Типы данных.

Для того чтобы обеспечить возможность хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных:

Таблица 1

Название типа	Назначение
Текстовый	Текст длиной до 255 символов
Поле МЕМО	Текст длиной до 65000 символов
Числовой	Числа различных форматов
Дата/время	Дата и/или время
Денежный	Денежные значения различных форматов
Счетчик	Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи
Логический	Величины, способные принимать только два значения: да/нет
Поле объекта OLE	Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов
Гиперссылка	Ссылки, дающие возможность открывать объект Access(таблицу, форму, запрос и т.д.), файл другого приложения или web-страницу

6.2. Виды запросов действия

Таблица 2

Тип	Описание
Выбор		Выполняет отбор записей из базы данных и показывает их.
Обновление		Обновляет данные в существующей таблице.
Объединение		Запрос в режиме SQL
Создание таблицы		Выполняет отбор записей из базы данных и сохраняет их как новую таблицу.
Перекрестный		Выполняет сведение данных по двум наборам значений, один из которых отображается в левой части таблицы, а другой – в верхней ее части.
Запрос к серверу		SQL запрос на сервер
Добавление		Добавляет данные в существующую таблицу
Удаление		Удаляет данные, соответствующие указанному условию из указанной таблицы.
Управление

6.3. Виды запросов SQL

Таблица 3

Инструкция	Описание	Синтаксис
ADD USER	Добавляет одного или нескольких существующих пользователей в существующую группу .	ADD USER пользователь [, пользователь , …] TO группа
CREATE USER	Служат для созданияновых пользователей.	CREATE USER пользователь пароль личный_код [, пользователь пароль личный_код , …]
CREATE GROUP	Служат для создания новых групп.	CREATE GROUP группа личный_код [, группа личный_код , …]
DROP USER	Удаление одного или нескольких пользователей или удаление пользователей из группы	DROP USER пользователь [, пользователь , …]
DROP GROUP	Удаление одной или нескольких групп	DROP GROUP группа [, группа , …]
SELECT ... INTO	Создает запрос на создание таблицы (Запрос на создание таблицы. Запрос (инструкция SQL), создающий новую таблицу, в которую копируются записи (строки) из существующей таблицы.).	SELECT поле1 [, поле2 [, ...]] INTO новая_таблица FROM источник
DELETE	Создает запрос на удаление, который удаляет записи из одной или нескольких таблиц, перечисленных в выражении FROM и удовлетворяющих условию предложения WHERE.	DELETE [таблица .] FROM таблица* WHERE условие_отбора
TRANSFORM	Создает перекрестный запрос.	TRANSFORM статистическая_функция инструкция_SELECT PIVOT поле_сводной_таблицы ])]

6.4. Элементы управления форм

При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в таблице.

Таблица 4

Название элемента	Назначение
Поле		Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений
Подпись		Подписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений
Кнопка		Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции
Поле со списком		Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений
Список		Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений
Подчиненная форма/отчет		Вставляет в форму (или отчет) область с другой формой (или отчетом), связанной с главной
Линия		Добавляет прямую линию
Прямоугольник		Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины
Присоединенная рамка объекта		Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса
Группа переключателей		Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля
Флажок		Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой - «нет»
Переключатель		Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным)
Выключатель		Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя
Вкладка		Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления. Удобен в тех случаях, когда элементы легко разделяются на логические группы
Вставить диаграмму
Свободная рамка объекта		Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных
Рисунок		Рисунок любого графического формата с рамкой
Разрыв страниц		Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер
Вставить гиперссылку		Создание ссылки на Web-страницу, рисунок, адрес электронной почты или программу
Вложение		Присоединенные файлы

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
Сущность – отдельная таблица базы данных.
Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

Перейти во вкладку «Создание».
Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

Перейдите во вкладку «Создание».
Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
Добавьте необходимый уровень группировки.
Выберите тип сортировки каждого из полей.
Настройте вид макета для отчета.

Вывод
Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.
Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX , где вы найдете множество практических занимательных задачек.
Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!