Сравнение двух документов word. Как сравнить содержимое двух текстовых документов

В ряде случаев у пользователя программы Microsoft Word возникает потребность в том, чтобы сравнить два текста на предмет совпадений. Это можно сделать разными способами. Как сравнить два документа Word быстрее всего?

Самые доступные варианты решения данной задачи:

Встроенные средства сравнения документов в Word

Программа Microsoft Word выпущена в большом количестве модификаций. В числе самых распространенных - Word 2007. Изучим то, какие в нем есть интерфейсы для быстрого и удобного сравнения документов.

Открыв программу Microsoft Word, необходимо выбрать вкладку «Рецензирование». Затем - опцию «Сравнить». После этого программа предложит указать два файла в формате Word, которые будут сверяться. Как только пользователь сделает это - перед ним откроется несколько окон. В них будут отображаться:

исходный источник (справа);
измененный документ (справа);
«гибридный» документ (в центре);
сводка исправлений (слева).

Нас будет, вероятно, интересовать в первую очередь окно, что располагается по центру. В нем отображается «комбинированный» текст, в котором будут «подсвечены» - выделены цветом - различия между исходным и измененным источником.

Красным шрифтом с зачеркиванием выделяется текст, который присутствует в исходном документе, но отсутствует в измененном. Красным подчеркнутым шрифтом - новый текст. Зеленым - абзацы, которые перемещены. Обычный шрифт - это то, что есть в обоих документах, совпадающие фрагменты.

С помощью вспомогательных элементов интерфейса можно превращать обнаруженные различия в полноценный элемент текста либо отклонять их (используя кнопку «Принять» либо «Отклонить и перейти к следующему»). После завершения работы с «комбинированным» текстом необходимо сохранить соответствующий документ с утвержденными изменениями.

Внешние средства сравнения документов

Как сравнить два документа Word и «подсветить» различия между ними посредством встроенных инструментов Microsoft Word, мы теперь знаем. Но есть способы решения рассматриваемой задачи, предполагающие использование также и сторонних видов ПО. Они могут пригодиться, если собственно программы Microsoft Word нет под рукой.

В числе таких решений - программа WinMerge. Скачать ее можно здесь - http://winmerge.org/?lang=ru . Она бесплатна.

Ее нужно установить на компьютер, запустить и создать новый проект (выбираем «Файл», затем - «Открыть»). После необходимо загрузить в программу сравниваемые файлы с диска компьютера. Нажимаем OK и дожидаемся появления нескольких окон интерфейса:

расположенных в центре и справа (в них будут отображаться сравниваемые тексты);
расположенного слева (графическое отображение структуры документов);
находящегося внизу (в нем отображаются фактические различия между текстами).

Примечательно, что различия отображаются построчно. Используя элементы интерфейса программы, можно перемещаться между ними. Различия, которые выявлены при сравнении двух файлов, можно копировать из одного текста в другой - последовательно или все одновременно.

Программа WinMerge включает полезные функции:

поиск и замена текста;
подсветка HTML-тегов, элементов языков PHP, Python;
создание отчета в формате HTML по итогам сверки текстов.

Как сравнить два документа Word на совпадения посредством встроенных средств программы от Microsoft, а также сопоставить тексты с помощью внешних решений, мы теперь знаем. Но вполне может оказаться так, что под рукой не окажется ни Word, ни WinMerge либо аналогов данного ПО. В этом случае можно воспользоваться одним из онлайновых сервисов для сравнения текстов.

Задействование онлайновых сервисов

В числе самых удобных и популярных сайтов, позволяющих решить задачу по сравнению текстов онлайн, - http://text.num2word.ru/ . Нужно зайти на него, разместить два текста в правой и левой формах соответственно и нажать кнопку «Сравнить». Синим цветом отображается информация, которая есть только в левом документе, красным - та, что присутствует исключительно в правом. Черным шрифтом отмечается общий для обоих источников текст.

Интересный инструмент - TopWriter (http://www.topwriter.ru/comparison/). Он позволяет отображать схожесть текстов в процентном выражении. Чтобы воспользоваться данным сервисом, следует зайти на указанный сайт, поместить в соответствующие онлайн-формы два текста и нажать кнопку «Сравнить». Сразу же отобразится цифра в процентах, свидетельствующая о степени схожести двух текстов.

Рассмотрим, как сравнить два документа Word или два раздела в документе Word . Для этого нужно их открыть одновременно в отдельных окнах.
На закладке «Вид» в разделе «Окно» нажимаем кнопку «Новое окно». На мониторе получится два окна Word.
Чтобы было видно оба окна, нажимаем на кнопку «Упорядочить все». Получится так. На мониторе разместятся столько документов, сколько открыто на ПК. Например, здесь открыто четыре документа Word. Монитор получился такой.

Здесь все открытые документы Word располагаются на экране по горизонтали.
Но можно их расположить по вертикали. Для этого нажимаем кнопку «Рядом» . Получилось так. Оба документа Word расположились на мониторе вертикально.

Нажав на кнопку «Рядом» еще раз, документы снова расположатся на экране по горизонтали.
Здесь настроена в окнах синхронная прокрутка документов. Документ в обоих окнах прокручивается одновременно.
Чтобы прокрутка документов была отдельная, чтобы каждый документ прокручивался не зависимо друг от друга, нажимаем кнопку «Синхронная прокрутка ».Теперь в каждом окне прокрутка работает самостоятельно. Можно пролистывать каждый документ отдельно.
Если нажать ещё раз на кнопку «Синхронная прокрутка», то во всех документах будет прокрутка синхронная.
Кнопка «Перейти в другое окно » - выбираем из списка открытых документов Word нужный нам документ. Или открываем другой документ Word через кнопку «Office» - «Открыть» в Word 2007 В Word 2013 на закладке «Файл» нажимаем кнопку «Открыть» и выбираем из папки нужный документ.
Кнопка «Восстановить расположение окна » - выходим из режима, при котором отражаются все открытые документы Word. Теперь восстановим размер окна документа, нажав на кнопку «Развернуть» в правом верхнем углу окна Word (рядом с кнопкой «Закрыть») или растянем каждый документ Word до нужного размера.
Рассмотрим, как сравнить текст в Word , два раздела в документе Word
Когда мы работаем с большим текстом, таблицей, может возникнуть потребность сравнить две части одного документа Word . Можно воспользоваться быстрым переходом по документу. Для этого нажимаем сочетание клавиш «Shift» + «F5». Эта функция возвращает курсор к предыдущему месту его расположения (в место, где мы работали раньше). Но, это не всегда удобно, можно запутаться.
Удобнее работать с текстом, когда оба варианта одновременно видны на мониторе. Для этого нужно разделить экран Word на два.
Ставим курсор в любое место документа. На закладке «Вид» в разделе «Окно» нажимаем кнопку «Разделить».

Окно документа Word разделилось на две части. Получилось так.

В каждом получившемся окне находится целиком весь документ.
Каждое окно имеет полосу прокрутки. Чтобы начать работать в любом окне, достаточно кликнуть по нему мышкой и это окно становится активным. Документ в окнах прокручивается не зависимо друг от друга.
Изменения, произведенные в одном окне документа, происходят автоматически и в другом окне.

Здесь мы вставили картинку, изменили цвет шрифта слова «Изменять» на красный. Но, смотрим - документ в окнах открыт в разных местах, п. ч. прокрутка документа в окнах независимая.
Как убрать разделение окна Word .
Для этого на закладке «Вид» нажимаем кнопку «Снять разделение ». Эта кнопка появляется вместо кнопки «Разделить», когда окно Word разделено.
Некоторые приемы работы с таблицей Word описаны в статье "

Нередко при работе приходится сравнивать между собой различные модификации документов, например, исходную и измененную редакции материалов, подготовленных в Word либо в виде PDF-документов или презентаций, рабочую и обновленные версии прайс-листов с изменившимися ценами в Excel, разные версии текстовых документов и т.п. При этом вопрос не в том, какая из версий файлов является более свежей (это и так понятно из свойств файлов), а важно, что именно изменилось в документах с точки зрения содержимого. Сравнивать документы вручную - занятие неблагодарное из-за слишком больших затрат времени и возможности ошибок, ведь не заметить какую-то важную деталь при просмотре проще простого. Гораздо разумнее задачу сравнения файлов перепоручить компьютеру. В целом, в плане сравнения Word-документов все обстоит достаточно благополучно и без использования вспомогательных инструментов, хотя в версиях Word 2002 и Word 2003 данная возможность надежно скрыта от чужих глаз, и, вероятно, не так много пользователей о ее существовании вообще догадываются. Дело в том, что для сравнения документов здесь нужно вначале загрузить исходный файл. Затем из меню "Сервис" открыть команду "Сравнить и объединить исправления", указать файл, сравниваемый с исходным, и включить флажок "Черные строки". Только после этих манипуляций кнопка "Объединить" превратится в кнопку "Сравнить", и при щелчке по данной кнопке программа и проведет сравнение файлов.

Результаты сравнения будут показаны во вновь созданном документе в традиционном режиме рецензирования. С появлением Word 2007 все стало гораздо проще, поскольку теперь достаточно переключиться на вкладку "Рецензирование", щелкнуть по кнопке "Сравнить" и указать сравниваемые версии документа. Результат сравнения окажется представленным в новом документе, где слева будет отображен отрецензированный документ с учетом изменений, а справа (друг над другом) - исходный и измененный документы. Теоретически, в Excel тоже возможно сравнение документов встроенными средствами, правда, только при работе в режиме фиксирования изменений. Однако это неудобно, поскольку каждую из измененных ячеек придется просматривать, наводя на нее мышь, так как изменения, внесенные в документ, отображаются во всплывающих окошках (примерно таких, как обычные примечания).

Во-вторых, если названный режим не будет предварительно включен (команда "Сервис" > "Исправления" > "Выделить исправления", флажок "Отслеживать исправления"), то произвести сравнение XLS-файлов потом окажется невозможно.

Что касается быстрого сравнения PDF-документов, то такая возможность, конечно, имеется в Acrobat 9 Pro и Acrobat 9 Pro Extended, но эти решения установлены далеко не на каждом компьютере. Поэтому при необходимости быстрого сравнения Excel-таблиц, PDF-документов, презентаций, а также документов в других форматах, в частности, текстовых файлов и программных кодов, приходится прибегать к использованию дополнительного инструментария. Вариантов тут множество, и это могут быть как комплексные решения, позволяющие работать с несколькими файловыми форматами, так и узкоспециализированные утилиты. Немалая часть подобных решений предлагается за приличные деньги - скажем, цена одного из самых известных в этой сфере комплексных решений Diff Doc составляет $99,95, а весьма популярная среди программистов утилита Araxis Merge оценивается в €119. Вместе с тем, на рынке имеются и вполне доступные по цене либо вообще бесплатные программы подобного плана, именно такие решения мы и оценим в данной статье. При этом основное внимание уделим комплексным решениям, а из узкоспециализированных средств отметим лишь утилиты для быстрого сравнения таблиц Excel, поскольку это одна из наиболее актуальных задач, а проведение сравнения Excel-документов комплексными решениями хоть и возможно, но менее эффективно, чем с помощью узкоспециализированных утилит.

⇡ Комплексные решения для быстрого сравнения документов

Compare Suite 7.0

Разработчик: AKS-Labs
Размер дистрибутива: 3,79 Мб
Распространение: условно бесплатная Compare Suite - удобный инструмент для быстрого сравнения текстовых файлов, документов MS Office, RTF-документов, файлов PDF, web-страниц (HTM), презентаций PowerPoint, бинарных и некоторых других типов файлов, а также файлов в ZIP- и RAR-архивах и на FTP-серверах. В случае сравнения листингов программ на ряде языков программирования (Object Pascal, HTML, C/C++, JavaScript, PHP и др.) предусмотрена подсветка синтаксиса. Имеется функционал для синхронизации текстовых файлов и сравнения папок вместе с подпапками. Демо-версия программы (имеется русскоязычная локализация) работоспособна в течение 30 дней и полностью функциональна. Стоимость коммерческой версии составляет 60 долл. Технология сравнения файлов в Compare Suite проста. Вначале выбирается метод сравнения файлов, для чего в меню "Сравнить" нужно выбрать один из вариантов: "посимвольно", "пословно", "по ключевым словам". Классическое посимвольное сравнение полезно в ситуациях, когда нужно зафиксировать малейшие отличия в написании слов - скажем, при сравнении листингов программ. Пословное сравнение документов, как правило, используется для сравнения разных версий одного и того же файла. С помощью метода сравнения по ключевым словам можно сравнить непохожие документы даже тогда, когда пословное сравнение невозможно.

После выбора метода сравнения, в меню "Файл" надо выбрать команду "Новое сравнение файлов" и указать на левой и правой панелях файлы для сравнения. Программа проанализирует файлы и выделит все имеющиеся отличия (добавленные, измененные и удаленные фрагменты) различными цветами. Дополнительно можно создать сравнительный отчет с детальной информацией о сравниваемых файлах (команда "Файл" > "Отчет"). При сравнении файлов, отличных от текстовых, следует иметь в виду, что их сравнение во всех комплексных решениях (как в Compare Suite, так и в других утилитах) производится после преобразования в текстовый формат. На практике это означает, например, что если в сравниваемых версиях Word-документа одно и то же слово в конкретном предложении оказалось на разных строках, то оно будет причислено к списку изменений. При сравнении XLS-документов данные из таблиц перед проведением анализа извлекаются, а найденные отличия отображаются построчно в текстовом формате с указанием имени листа и названий столбцов, что позволяет ориентироваться в данных. По такой же схеме осуществляется сравнение PDF-документов и презентаций PowerPoint.

Во время работы с текстовыми документами часто приходится сравнивать их по содержанию. Эта необходимость возникает, если над документом работали несколько человек или документ был отправлен учителю на согласование и редактирование, нужно быстро найти все сделанные второй стороной изменения. Но и сам пользователь может создать несколько копий документа и запутаться: какая версия последняя, и какие исправления были внесены. Рассмотрим все возможности быстрого, а главное автоматического сравнения двух документов.

1. Сравнение двух документов в MSWord (начиная с версий программы MSWord 2007, 2010, 2013)

Воспользуемся функцией Юридическое примечание , позволяющей выполнять автоматическое сравнение документов.

Запускаем программу MS Word. На ленте открываем вкладку Рецензирование , выбираем раздел Сравнить и раскрываем возможные варианты команды Сравнить… (смотри на Рисунок 1), выбираем первую команду – Сравнение двух версий документа (Юридическое примечание) .

Рисунок 1 Запуск автоматического СРАВНЕНИЯ двух текстовых документов

Откроется окно, в котором указываете путь к хранению исходного и измененного документов. Для указания пути необходимо воспользоваться пиктограммой с изображением желтой папки, как показано на Рисунке 2.

Рисунок 2 Внешний вид окна Сравнение версий

Командная кнопка Больше>> (Рисунок 2) предоставляет больше дополнительных настроек отображения (подсвечивания) выполненных изменений. При ее активации окно Сравнения версий примет следующий вид (смотри Рисунок 3)

Рисунок 3 Дополнительные возможности при автоматическом сравнении текстовых документов

В открывшемся окне в разделе Параметры сравнения отметить галочками те изменения, которые необходимо отобразить в процессе автоматического сравнения документов.

По умолчанию окно Сравнения выглядит следующим образом.

Рисунок 4. Окно автоматического сравнения двух версий документа

Рассмотрим области окна автоматического сравнения документов в Юридическом примечании.

Слева приводится Сводка исправлений: что именно было исправлено и кем (если имя пользователя указано в настройках Word).
В центре – Сравниваемый документ – документ с внесенными исправлениями (показываются красным: добавление и удаление слов).
Справа сверху: исходный документ , а ниже – измененный документ.

Область сверки Сводка исправлений можно настроить в виде горизонтальной панели рецензирования. Для этого необходимо выполнить последовательно следующие команды: вкладыш Рецензирование => Область проверки => Горизонтальная панель рецензирования.

Рисунок 5. Настройка Горизонтальной панели рецензирования

В этом случае окно автоматического сравнения двух документов будет выглядеть следующим образом

Рисунок 6. Окно автоматического сравнения документов при горизонтальной панели рецензирования

Перемещаться по исправлениям можно как с помощью левой клавиши мыши, кликая на текст в нужном месте документа, так и с помощью Вкладки Рецензирование – Область проверки.

Рисунок 7 Работаем с опцией ИЗМЕНЕНИЯ

Выявленные изменения необходимо либо Принять , чтобы оно осталось в измененном документе и больше не показывалось как исправление, либо Отклонить , если не согласны. Передвигаться по исправлениям можно с использованием клавиш: Назад и Далее (смотри Рисунок 7).

Чтобы отклонить или принять все исправления, используем команду Принять (или Отклонить) . С помощью левой клавиши мыши раскрываем список опций команды Принять/Отклонить (стрелочка вниз) и из предложенных вариантов выбираем нужную, например: Применить (Отклонить) все исправления в документе.

Рисунок 8 Окно команды ПРИНЯТЬ

2. Сравнение двух блоков текста в интернет-браузере

При сравнении содержимого двух документов также можно воспользоваться специализированными сервисами, предоставляемыми интернет-браузерами. Они удобны при определении различий в текстах как англоязычных документов, так и при работе с русскоязычными текстами, например: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http:// www.textdiff.com/) и Quick Diff (http://www.quickdiff.com/). С их помощью можно сравнивать фрагменты текста, таблицы и даже программный код.

Рассмотрим кратко технологию сравнения документов в каждом из трех рекомендуемых сервисов. Общим для них является размещение двух фрагментов в соответствующие окна, а затем инициализация процесса сравнения.

Text-Compare (http://text-compare.com/). Для сравнения двух фрагментов в данном сервисе достаточно скопировать эти фрагменты в соответствующие окна, а затем запустить процесс сравнения (командная кнопка Compare ). Различающиеся, а также отсутствующие в одном из сравниваемых документов фрагменты текста будут выделенными (отличающиеся элементы выделяются цветом при сравнении таблиц, в программных кодах при сравнении дополнительно отмечаются строки с отличиями).

Рисунок 9 Окна Text-Compare до выполнения операции сравнения и после ее выполнения

TextDiff (http://www.textdiff.com/). Окно сервиса представляет собой два окна, в которые помещаются сравниваемые фрагменты текста, таблицы или программного кода.

Рисунок 10 Окно сервиса TextDiff

Результаты отображения процесса сравнения с использованием TextDiff представляют один результирующий фрагмент, в котором зеленым цветом выделяется текст, появившийся во втором фрагменте (то есть отсутствующий в первом), а красным – удаленный текст.

Сравним с предыдущим сервисом: при сравнении текстовых блоков и небольших таблиц такой результат может быть удобен, для сравнения больших таблиц такой результат – сложный для вычитки различий, поскольку найденные различия отображаются построчно в текстовом формате без номеров строк и сохранения видимости столбцов.

Рисунок 11 Результата сравнения с использованием сервиса TextDiff

Принцип представления результатов в Quick Diff точно такой же, как и в TextDiff. Отличие состоит в том, что удаленные из второго фрагмента данные не только отображаются другим цветом, но еще и зачеркиваются. При этом к сложностям сравнения текста добавляется проблема – некорректное распознавание кириллицы (смотри Рисунок 12).

Рисунок 12.Окно сервиса Quick Diff после выполнения операции сравнения

Подведем итоги:

сервис Text-Compare может использоваться для сравнения текстов, таблиц и программного кода безо всяких ограничений;
сервис TextDiff может использоваться для сравнения текстов, программных кодов и небольших табличных фрагментов;
сервис Quick Diff прекрасно сравнивает тексты (не на русском языке), программные коды и может использоваться для сравнения небольших табличных фрагментов.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ