Интерфейс табличного процессора MS Excel. Основные различия между Word и Excel

Интерфейс табличного процессора MS Excel во многом схож с интерфейсом Word . Это касается как главного меню, так и панелей инструментов. Остановимся на некоторых деталях, которые отличают Excel от Word (кроме, разумеется, того, что Word представляет собой текстовый, а Excel – табличный процессор). Например, поддержка несколько иных, чем у Word , форматов файлов при открытии и сохранении документов. Нет линейки форматирования. Иначе задаются параметры страницы. Отсутствует понятия абзаца и все, что с ним связано. Нет автоматической расстановки переноса слов в документе. Отличие наблюдается также в некоторых кнопках на панелях "Стандартная" и "Форматирование". Наличие других, чем у Word , панелей инструментов (например, таких панелей, как "Сводные таблицы", "Диаграммы").

В Excel отменить последнее действие (с помощью меню "Правка" или комбинации клавиш +[Z] ) невозможно, если документ уже сохранен. В то время, как в Word отменить последнее действие можно и до и после сохранения документа.

Основное назначение Excel – выполнение вычислений главным образом в табличном виде, сопровождаемых несложным текстом (который может быть набран различными шрифтами и содержать шрифтовые эффекты). Основное назначение Word – это подготовка текстовых документов различной степени сложности – от простого заявления и служебной записки до научных публикаций, содержащих сложное форматирование, формулы, таблицы и рисунки, журнальных статей, книг, пособий, диссертаций и т.д.

Тем не менее, такие операции, как запуск Excel , открытие и сохранение документов, работа с главным меню и ряд других выполняются по образу и подобию с Word .

Формулы в MS Excel

Табличный процессор MS Excel предназначен для реализации различных вычислений. Вычисления организуются с помощью формул .

Любая формула MS Excel начинается со знака "=". Формулу можно определить следующим образом.

2) если А и В – формулы, то новыми формулами будут:

А+В (сумма формул является формулой);

А-В (разность формул является формулой);

А*В (произведение формул является формулой);

А/В (частное формул является формулой);

AB, =A>B, =A>=В (неравенство с любыми двумя формулами также является формулой);

любая функция, аргументами которой являются формулы (или формула, либо у этой функции отсутствуют аргументы), также будет формулой;

3) других формул нет.

После записи формулы в соответствующую ячейку выводится результат вычислений по этой формуле (если в меню Сервис >Параметры… >Вид не установлен флажок в поле "Формула").

При записи формулы может возникнуть та или иная ошибка, которая получается либо в результате использования недопустимых символов при записи самой формулы, несоответствия скобок в выражении или как результат некорректного выполнения вычислений. Перечень некоторых часто встречающихся ошибок приведен в следующей таблице:

Некоторые ошибки MS Excel предлагает исправить, если "видит", что формула записана "почти правильно". Например, если обнаружено несоответствие скобок. Формула, предлагаемая MS Excel , может отличаться от той, которую первоначально желал ввести пользователь, поэтому всегда есть возможность либо отказаться от предлагаемого варианта формулы, либо подтвердить его. Например:

Вариант, который предложен программой, с точки зрения правил записи MS Excel не содержит ошибок, но отличается от требуемого. Поэтому в данном случае следует отказаться от предлагаемого программой варианта и попытаться внести исправления самостоятельно.

Если основная формула не содержит ошибок, но ссылается на другую формулу, которая записана с ошибкой, то и основная формула выведет ту же ошибку. Внесение исправлений во второй, "внутренней", формуле устранит ошибку и в основной формуле. Подобные ошибки обычно называются "наведенными".

При выполнении операции автозаполнения может происходить (а может и не происходить) настраивание формулы. Это зависит от того, содержит ли формула ссылки на ячейки и как эти ссылки записаны. Исключение могут составлять такие функции, как, например СТРОКА() и СТОЛБЕЦ(), которые не содержат ссылки на ячейки, но будут изменять свои значения при автозаполнении: первая – при вертикальном, вторая – при горизонтальном.

Схема "работы" процесса настраивания формулы при вертикальном автозаполнении приведена в следующей таблице (вычисление значения кубического корня на отрезке [-2;2] с шагом 0,2):

	A	B	C
	xn	xk	h
	-2		0,2
	x	y
	=A2	=ЕСЛИ(A4=0;0;EXP(LN(ABS(A4))/3)*A4/ABS(A4))
	=A4+C$2	=ЕСЛИ(A5=0;0;EXP(LN(ABS(A5))/3)*A5/ABS(A5))
	=A5+C$2	=ЕСЛИ(A6=0;0;EXP(LN(ABS(A6))/3)*A6/ABS(A6))
…	…	…
	=A23+C$2	=ЕСЛИ(A24=0;0;EXP(LN(ABS(A24))/3)*A24/ABS(A24))

В приведенном примере в столбце А записаны формулы со ссылкой, содержащей абсолютную строку C$2; по таким ссылкам формулы не настраиваются в вертикальном направлении. При выполнении горизонтального автозаполнения формула не будет настраиваться по ссылкам, записанным с абсолютными столбцами (например, $C2). Если же адрес ячейки, на которую ссылается формула, содержит абсолютные и строку и столбец (например $C$2), то по такой ссылке формула не будет настраиваться ни в каком из направлений.

Владение набором офисных приложений, особенно word и excel, сегодня является необходимым, а в некоторых случаях обязательным умением во многих профессиях направлениях жизнедеятельности. Наша программа word и excel обучение для начинающих, предназначена в первую очередь для тех, кому необходимо освоить данные программы комплексно и основательно, с подробным описанием всех необходимых инструментов и настроек. Курсы ворд и эксель, это тот минимум, освоив который, вы сможете самостоятельно работать практически в любой отрасли выполняя основные офисные задачи по обороту документов и различным видам отчетности. Многие полагают, что обучение ворд и эксель для чайников - это нечто недостаточное для того, чтобы быстро продвигаться в обучении и в профессии, но под таким, несколько шутливым названием, кроется грамотно разработанная программа обучению ворд и эксель, позволяющая осваивать предмет легко и эффективно, а главное, программа эксель обучение для начинающих пошагово позволяет внести ясность осваиваемого направления на каждом этапе.

Функции и возможности Microsoft Excel

MS Excel - универсальный и многофункциональный табличный редактор, функции которого не ограничиваются созданием и редактированием электронных таблиц. С помощью данного приложения можно значительно повысить эффективность и скорость решения широкого спектра профессиональных задач - от создания баз данных, их анализа и группировки с помощью фильтров до сложных вычислений с различными коеффициентами, визуализации и прогнозирования.

Навыки работы в Эксель незаменимы для специалистов, работающих в следующих сферах:

• Финансовая и экономическая аналитика;
• Бухгалтерский учет;
• Маркетинговые и социологические исследования;
• Научная деятельность;
• Банковская сфера и работа с кредитами;
• IT-сфера, SEO-оптимизация и продвижение;
• Работа с базами данных в различных сферах.

В вышеуказанных сферах вам потребуется владение Excel на уровне продвинутого пользователя, но для менеджеров и других офисных сотрудников в большинстве случаев достаточно базовых навыков применения табличного редактора. Во-первых, это станет большим преимуществом при трудоустройстве, а во-вторых - действительно поможет вам справляться с работой легче и быстрее.

Востребованность специалистов по Word и Excel

Несмотря на то, что научиться работать в экселе с нуля сейчас можно практически в любом учебном центре по компьютерным технологиям, специалистов, владеющих данными программами на должном уровне, не хватает. Большинство людей, приходящих на курсы ms office excel, и считающих что умеют более-мене в этих программах работать, на самом деле не дотягивают и до самого начального уровня. Но, правильное представления о своих умениях, позволяют нам не только выбрать правильно обучающий курс, но и иметь возможность претендовать на определенное место работы. Востребованность специалистов ворд и эксель, это одна сторона медали, другая сторона - их профессионализм и умение. Поэтому, эксель для чайников обучение необходимо пройти каждому, хотя бы для того, чтобы понять, на каком уровне владения программами word и excel мы находимся, и правильно ли мы делаем, что изучаем эксель с нуля или нам необходимо ms excel обучение более высокого уровня. И даже, если вы имеете начальный уровень владения программами Excel и Word, но изучение проводили самостоятельно, то на курсах вы сможете систематизировать свои знания и найти много нового в, казалось бы, понятных вещах. Ну а если проходить обучение по более сложным уровням владение офисными программами, то лучше сразу прибегать к услугам специализированных центров - вы сэкономите не только время и деньги, но и ваши нервы.

Вам пригодится знание следующих инструментов MS Excel:

• Хранение данных - создание таблиц, баз, списков, листов и книг;
• Способы обработки данных - поиск, фильтрация, форматирование и группировка по параметрам;
• Методы вычислений, анализа и прогнозирования на основе имеющихся данных;
• Визуализация данных в графиках и диаграммах;
• Логические, текстовые, математические и статистические функции;
• Формулы для быстрых вычислительных операций с большими массивами данных;
• Макросы, сводные таблицы и другие инструменты.

С чего начинать изучение, с Word или Excel

Традиционно, изучение начинается с word, программа позволяет фундаментально освоить клавиатуру и основные навыки работы с текстом и информацией различного характера. После освоения программы Word, программа Excel осваивается легче, хотя бы потому, что у вас появляется уверенный навык печатания на клавиатуре. Работа в excel обучение для чайников подразумевает владение компьютером не только на базовом уровне, но и на уровне уверенного пользования. Если Word - программа, необходимая практически каждому, как инструмент создания, редактирования, отправки и получения любого документа, то Excel, это специализированная программа, которая, возможно, необходима и не каждому, но владение этим инструментом, даже на элементарном уровне, откроет перед вами массу возможностей. Поэтому, кроме Word, очень рекомендуется пройти эксель для чайников обучение. Данная связка - word и excel, очень популярна как популярный навык любого специалиста.

Как быстро освоить Ворд и Эксель

Для опытных пользователей компьютера применение основных компонентов программного пакета на поверхностном уровне не составляет сложностей. Открыть файл, прочитать или набрать текст, сохранить документ - это действия, с которыми сталкивается абсолютно каждый человек, работающий с компьютером. Освоив любое приложение, входящее в Microsoft Office, вы сможете понять логику интерфейса и меню, и базовые операции в дальнейшем станут интуитивно понятными.

Совсем иная ситуация, если вы начинающий пользователь ПК или инструменты Office необходимы вам в профессиональных целях. В первом случае отсутствие навыков применения офисных приложений, в частности, текстового редактора Word, является серьезным препятствием для дальнейшего освоения всех возможностей персонального компьютера. Поэтому изучение Office для начинающих должно вестись на системной основе с подробным освоением базовых функций, меню и панели инструментов.

Освоить MS Office для профессионального применения еще сложнее - большинство рядовых пользователей не знают о 95% возможностей текстового редактора Ворд и табличного редактора Эксель, если этого не требует их работа.

Самостоятельное обучение требует много времени, самодисциплины и способности к концентрации, поэтому оптимальным решением будет обучение на специализированных курсах, посвященных обучению Word и Excel с нуля. В этом вам помогут Курсы компьютерной грамотности (Windows, Word, Excel) и Курсы Excel (Эксель) - базовый уровень , которые проходят в ГЦДПО. Если вы стремитесь стать профессионалом в применении табличного редактора, к вашим услугам

Работа в компьютере без офисных приложений – это не работа. Без них не получится открыть самые популярные у пользователей форматы: doc, docx, xlsx и так далее. Многие по привычке выбирают офисный пакет Microsoft Office.

Но если вам не нравится пользоваться пиратскими копиями, обновлять, исправлять глупые ошибки (то есть делать работу вместо самого приложения), ловите обзоры наиболее адекватных аналогов.

Open Office

Эта программа, заменяющая ворд, – лучший аналог microsoft office. И если вы испытываете явные проблемы с офисными пакетами Виндовс 8, выбирайте этот аналог майкрософт ворда и эксель. Достаточно запустить программу, как вы увидите ее предложения.

Названия документов совпадают с их назначениями и имеют соответствующие аналоги ms office: текстовый документ – это тот же Ворд, электронная таблица – бесплатный аналог Эксель. Отличается разве что интерфейс. Смотрите сами: тут видно, кому и почему можно заменить Microsoft Office (ms office):

Почему этот пакет выбирают? Многие утверждают, что работает он куда быстрее привычного Microsoft Office. А вот еще несколько причин:

• бесплатный и русский аналог ms office;
• обладает тем же пакетом документов;
• имеет схожий интерфейс и расположение основных инструментов и кнопок;
• поддерживается большинством популярных современных ОС.

Libre Office

А знаете ли вы, чем можно заменить Ворд или Эксель, если у вас на компе установлена 64-битная система? Правильно – именно Либрой.

Здесь представлены все те же известные нам по Микрософт Офис пакеты документов. Вот его основные преимущества перед «старичком».

Плюсы использования Libre Office:

• занимает гораздо меньше места на компе;
• полностью бесплатный и отечественный аналог microsoft office;
• полностью русифицирован, а также дополнительно переведен еще на 30 других иностранных языков;
• этот бесплатный аналог microsoft office (для windows 8 или других ОС) работает с множеством форматов и поддерживает их;
• работать с ним будет гораздо быстрее и удобнее, чем с офисом;
• обладает схожим интефейсом.

Abiword

Если предыдущих примеров вам недостаточно, мы знаем, чем еще можно заменить microsoft office – это Abiword.

Плюсы использования Abiword :

• качественный русский аналог microsoft office;
• небольшой объем;
• простой и понятный дизайн.

Однако есть и некоторые минусы в этом пакете документов:

• функций здесь не так много, как в привычном МС Офис;
• программа не поддерживает популярный формат docx, с которым сейчас работают многие.

Теперь вы можете знакомиться с новыми программами, которые призваны решать ваши студенческие проблемы. Ну а если выбранному пакету будет не под силу помочь вам – обращайтесь в студенческий сервис , где вас выручат, помогут, поддержат!

Такие программы, как Word и Excel, позволяют помещать в редактируемый документ те или иные данные двумя способами - через вставку, а также посредством специальной вставки. Что представляют собой оба инструмента?

Что такое вставка данных в Word и Excel?

В процессе редактирования документа в Word или Excel пользователю может понадобиться разместить в нем некоторые данные - текст, таблицы, графику, формулы - из другого файла либо, например, из соседних абзацев документа. Это легко сделать посредством копирования данных и последующей их вставки.

Самый простой вариант осуществления подобной операции - задействование сочетаний клавиш Ctrl и С, а также Ctrl и V. В случае его применения в документ будет сделана «обычная» вставка данных.

Если работа идет в Word, то в редактируемый файл добавляется, как правило, неформатированный или имеющий базовые элементы форматирования текст. Если вставка осуществляется в Excel - то же самое, либо простейший табличный контент. Иногда можно таким образом вставлять в документы, редактируемые первой или второй программой, различные картинки.

Что такое специальная вставка в Word и Excel?

Специальная вставка в Word и Excel позволяет поместить в редактируемый документ более сложные данные - в сравнении с неформатированным или минимально отформатированным текстом либо табличным контентом.

Особенности применения специальной вставки зависят от того, какие задачи пользователь решает, работая с Word и Excel, а также от того, какую конкретно программу из этих двух он использует. Дело в том, что Word - это редактор документов, а Excel - таблиц. Назначение у них разное, так же как и возможности такой функции, как специальная вставка.

Например, если человек пользуется Excel, то рассматриваемая функция позволяет размещать в редактируемой таблице готовые формулы, адаптированные к вычислениям, которые предполагается осуществлять в текущем документе.

Задействовать специальную вставку в Excel допустимо разными способами. Например, можно скопировать ячейку, после - переместить курсор в нужное место редактируемого документа, кликнуть правой кнопкой, затем - выбрать пункт «Специальная вставка» из открывшегося меню.

Работая с доступными опциями по специальной вставке в Excel, возможно, к примеру, осуществлять размещение в документах:

• скопированных из других таблиц формул - полностью или же только те их значения, что получились в ходе вычислений,
• примечаний к ячейкам,
• данных с исходными стилями оформления.

В программе Word также есть специальная вставка. Данную функцию можно задействовать, выбрав пункт меню «Правка», а затем - «Специальная вставка». В открывшемся окне после этого возможно будет выбрать способ отображения вставляемого контента в открытый документ.

Например, если копируется содержимое Web-страницы, то можно выбрать пункт «Формат HTML», после чего в редактируемый файл вставится скопированный веб-контент, приближенный по структуре к коду, который размещен на веб-странице в браузере.

Сравнение

Главное отличие вставки от специальной вставки в том, что первая функция позволяет разместить в редактируемом документе базовую часть копируемого контента, несущую основную информационную нагрузку. Как правило, применяется посредством сочетания клавиш Ctrl и С, а также Ctrl и V.

Специальная вставка, в свою очередь, предполагает размещение в документе также и дополнительных элементов контента - тех, что связаны с его форматированием или, например, с вычислительными операциями. Для того чтобы воспользоваться данной возможностью, может потребоваться время на поиск нужных опций в интерфейсе Word или Excel.

Определив, в чем разница между вставкой и специальной вставкой, зафиксируем выводы в небольшой таблице.

Таблица

Вставка	Специальная вставка
Что общего между ними?
Обе функции - типичны для популярных офисных программ Word и Excel
В чем разница между ними?
Предполагает задействование простейшего общеизвестного сочетания клавиш - Ctrl и C, а также Ctrl и V	Предполагает задействование специальных опций интерфейса Word и Excel
Позволяет разместить в редактируемом документе основные, «поверхностные» элементы скопированного контента - неформатированный текст, таблицы без формул	Позволяет разместить в редактируемом документе также и дополнительные элементы скопированного контента, иногда в достаточной мере сложные - например, формулы или элементы форматирования текста веб-страницы

Первое и самое основное отличие коммерческих программ от продуктов, распространяемых по GNU General Public License, в стоимости, а вернее в приличной цене первых и бесплатности вторых. За Microsoft Office 2007 или более новый 2010-ый придется выложить кругленькую сумму, в то время как пользовательский пакет OpenOffice.org можно скачать в Интернете без каких-либо проблем. Обе эти программы созданы с одной и той же целью, обладают сходным набором функций и способны выполнить одни и те же действия, однако между ними существует и вполне ощутимая разница. Обсудим несколько основных моментов.

Пакет OpenOffice включает средства, аналогичные тем, что содержит в себе MS Office, это текстовый редактор Writer, Calc – электронные таблицы, Impress – мастер презентаций, и Base для работы с базами данных. Помимо этих программ, есть еще две – Draw и Math. Draw – графический редактор, а Math – редактор формул.

Пытаемся открыть свежеустановленный open source и сразу же сталкиваемся с небольшими тормозами, которых, однако, можно избежать, поместив в трей значок быстрого запуска. Основными программами, замену которым стараются найти пользователи, являются Word Excel, Writer и Calc вполне удовлетворяют необходимым требованиям.

Интерфейсы Writer и Word практически идентичны, те же строки меню, те же панели инструментов, в плюсы Writer можно записать наличие большего количества элементов на панели инструментов по умолчанию. Он с самого начала готов обеспечить комфортную работу, при желании панель, конечно, можно настроить.

Галерея изображений в Writer скромнее, нежели у Microsoft, однако окно настройки графических элементов имеет значительное количество опций: картинку можно подвинуть в любом направлении, изменить размер, прикреплять ссылки, кадрировать и производить другие действия.

Система проверки орфографии в OpenOffice Writer не идеальна, если в качестве идеала рассматривать MS Word, конечно, грамматические ошибки и опечатки будут тут немедленно подчеркнуты, а вот, скажем, стилистические ошибки останутся незамеченными.

Пара слов о восстановлении документа – и OpenOffice, и MS Office сохраняют документы при некорректном завершении работы, однако при включении компьютера в случае с Writer сразу же появляется диалоговое окно, предлагающее восстановить документ, тогда как в Word это происходит только после открытия программы. В первом случае пользователь не сможет случайно удалить временные файлы, хранящие в себе информацию для восстановления.

О Calc говорить особо нечего, в целом эта программка почти не отличается от Excel, единственное – в Calc формулы не переведены и отображаются на английском, однако к ним даются описания на русском языке. Одна из небольших фишек Calc – фильтр удаления. При выделении части таблицы и попытке её удалить появится диалоговое окно, в котором можно выбрать, что именно нужно удалить – числа, столбцы, формулы и так далее.

Что касается OpenOffice Impress, то по сути своей он также мало отличается от Microsoft PowerPoint, в первом меньше шаблонов для подготовки презентаций, однако большинство шаблонов Microsoft PowerPoint не используются, они не отличаются дизайнерским вкусом и многие компаний считают их использование дурным тоном. Самый большой недостаток Impress – огромная ресурсоемкость, сложная презентация может идти с большими «тормозами», а то и вовсе «подвесить» компьютер.

OpenOffice.org Base призван создавать, редактировать или заполнять базы данных, особых отличий от MS Office Access найти не удалось.