Представляют собой как бы контейнер, в котором хранятся простейшие команды (макрокоманды), последовательно выполняющиеся. Закономерно возникает вопрос: «А зачем они тогда нужны, если все простейшие команды и так доступны с помощью команд меню и кнопок панелей инструментов?».

Во-первых , на панелях инструментов и в меню мы можем выбирать не более одной команды за один раз, а макрос всю последовательность заданных команд выполняет сам – одну за другой и очень быстро (например, от открывает форму-бланк справки и подставляет туда значения из текущей записи в главной форме, да ещё и распечатывает этот бланк на принтере).

Ниже приведён пример макроса, который из формы для просмотра вызывает вспомогательную форму для изменения информации.

В форме для просмотра есть кнопка «Ввод данных», при нажатии на которую запускается макрос «ВызовФормыВвода». Первая команда «ОткрытьФорму» загружает вспомогательную форму для изменения информации. Команда «КЭлементуУправления» отправляет нас в невидимое ключевое поле «Код».

«НайтиЗапись» загружает запись с тем же кодом, что в форме для просмотра (если мы просматривали данные по Войтович, то во вспомогательной форме тоже должны быть данные по Войтович). Четвёртая команда «КЭлементуУправления» переводит курсор в поле [Фамилия], т. е в первое поле формы.

Во-вторых , макросы в access обладают возможностью запускаться только при определённых значениях.

Например, мы можем распечатать списки нуждающихся в улучшении жилищных условий по каждому городу отдельно или общий список (форма «Печать списков состоящих на учёте» учебной базы «Жильё»).

Кнопка «Просмотр» выводит отчёты на экран, а «Печать» на принтер.

Кнопка «Отмена» закрывает форму «Печать списков состоящих на учёте» без каких-либо других действий.

При выборе переключателя «для всех населённых пунктов» выводится отчёт с общим списком всех нуждающихся в улучшении жилищных условий. При выборе «для конкретного населённого пункта» будет выведен отчёт для выбранного из списка города.

Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе?
В-третьих , макросы в access могут запускаться только при определённых и нужных нам событиях (открытие или закрытие формы, щелчок мышкой, нажатие кнопки и др.).

Например, требуется при нажатии на заданную кнопку вызвать системный калькулятор Windows. Очень удобно и не надо делать лишних движений.

Кнопке «Калькулятор» просто задаётся макрос с единственной макрокомандой «ЗапускПриложения», в которой указывается командная строка к приложению (например, С:\Windows\calc. exe). Хотя можно просто задать гиперссылку кнопке «Калькулятор» на программу calc. exe.

Отчёт предназначен для вывода на экран информации по юбилярам за определённый пользователем месяц. Если в каком-либо месяце нет юбиляров, то, разумеется, в отчёте не будет и записей. Вследствие этого автоматически генерируется событие отчёта «Отсутствие данных», которому мы задали макрос.В приведённом ниже примере стандартному свойству «Отсутствие данных» в некотором отчёте присвоен макрос, состоящий из двух макрокоманд.

Первая макрокоманда «ОтменитьСобытие» просто-напросто не выводит на экран пустой отчёт.

Вторая команда «Сообщение» выводит на экран диалоговое окно с поясняющим текстом. Если бы сообщение не выводилось, то рядовой пользователь не понял бы, почему отчёт не появляется на экране, решив, что произошла ошибка.

Выше показаны только простые и очевидные плюсы использования макросов. Если хорошенько подумать, то найдётся ещё немало убедительных доводов в пользу применения макросов, основное назначение которых – облегчить и без того тяжёлую жизнь пользователя компьютера с помощью автоматизации рутинных действий.

Практическая работа №8

Тема занятия: Работа с макросами.

Цель занятия : Научиться создавать, изменять и использовать макросы при работе с базой данных Access.

План занятия :

1. Создание простейшего макроса.

2. Создание макросов выполняющих несколько макрокоманд.

3. Использование макросов при работе с формами.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

1. Создание простейшего макроса.

Создание макроса открывающего таблицу

Создадим макрос позволяющий открыть таблицу «клиенты».

Запустите базу данных торгового предприятия.

Прейдите на вкладку Макросы.

Нажмите на кнопку Создать.

В поле Макрокоманда выберите команду Открыть таблицу.

В поле имя таблицы выберите таблицу «клиенты».

Закройте макрос и сохраните его под именем «Макрос – клиенты».

Создание макроса с применением фильтров

Создадим макрос, который позволит открыть форму «Клиенты» и отобразить в ней только сведения о тех клиентах фамилии которых начинаются на буквы от А до Е.

Прейдите на вкладку Макросы.

Нажмите на кнопку Создать. На рисунке изображен конструктор макросов.

В поле Макрокоманда выберите команду Открыть форму.

В поле Имя формы Выберите форму «Клиенты»

В поле условие отбора введите [Фамилия] like “[А-Е]*”

В поле Режим данных Выберите Только чтение.

Сохраните макрос под именем «Макрос – форма клиенты». Проверьте работу макроса.

Задание: Создайте макрос позволяющий выводить на печать один из созданный вами ранее отчетов.

2. Создание макросов выполняющих несколько макрокоманд.

Необходимо создать макрос, который запускает таблицу «Заказы» выводит сообщение «Вы открыли таблицу заказы», а затем открывает форму сотрудники с примененным фильтром для сотрудников, проживающих в городе Симферополь.

Создайте новый макрос.

В поле макрокоманда выберите Открыть таблицу. В поле Имя Таблице выберите «Заказы»

Для добавления в макрос других макрокоманд перейдите на следующую строку и повторите шаги с 3 по 6. Следующая команда называется Сообщение. В поле Сообщение Введите «Вы открыли таблицу заказы»

Следующую макрокоманду вы уже использовали в предыдущем примере. Самостоятельно задайте условия отбора.

Сохраните макрос и проверьте его работу.

Макет макроса выполняющего несколько макрокоманд.

3. Использование макросов при работе с формами.

Создадим на форме «Сотрудники» кнопку, которая позволит закрыть все объекты базы данных форму и сохранить в ней изменения.

Создайте макрос с макрокомандой Закрыть. В качестве типа объекта укажите Форма, Имя объекта – Сотрудники. Сохраните его под именем «Кнопка»

Откройте форму «Сотрудники» в режиме конструктора.

На панели элементов найдите элемент Кнопка (убедитесь в том, что параметр мастера включен)

Разместите кнопку на форме.

В окне Создание кнопок Выберите категорию Разное, Действия Выполнить макрос. Нажмите Далее.

Выберите из списков макрос Выход . Нажмите Далее.

В следующем окне введите текст кнопки «Выход». Нажмите Готово.

Сохраните изменения в форме и проверьте работу кнопки.

Задание: Создайте кнопку, которая позволит быстро закрыть базу данных.

Контрольные вопросы:

1. Что такое макрос?

2. Типы макросов?

3. Использование макросов с другими объектами базы данных?

Вывод: В данной работе были рассмотрены основные приемы создания макросов. В ходе выполнения работы было выявлено, что макросы это быстрый и эффективный способ работы с объектами базы данных.

Macros can be contained in macro objects (sometimes called standalone macros), or they can be embedded into the event properties of forms, reports, or controls. Embedded macros become part of the object or control in which they are embedded. Macro objects are visible in the Navigation Pane, under Macros ; embedded macros are not.

Each macro is made up of one or more macro actions. Depending on the context you are working in, some macro actions may not be available for use.

Macro Builder

Here are some of the main feature highlights of the Macro Builder.

Action Catalog Macro actions are organized by type and searchable.

IntelliSense When typing expressions, IntelliSense suggests possible values and lets you select the correct one.

Keyboard shortcuts Use key combinations for faster, easier macro writing.

Program flow Create more readable macros with comment lines and groups of actions.

Conditional statements Allow for more complex logic execution with support for nested If/Else/Else If.

Macro reuse The Action Catalog displays other macros you have created, letting you copy them into the one you’re working on.

Easier sharing Copy a macro, then paste it as XML into an email, newsgroup post, blog, or code sample web site.

Here"s a video that walks you through the main areas of the Macro Builder.

Create a standalone macro

This procedure creates a standalone macro object that will appear under Macros in the Navigation Pane. Standalone macros are useful when you want to reuse the macro in many places of the application. By calling the macro from other macros, you can avoid duplicating the same code in multiple places.

Create an embedded macro

This procedure creates a macro that is embedded in an event property of an object. Such a macro does not appear in the Navigation Pane, but can be called from events such as On Load or On Click .

Because the macro becomes part of the form or report object, embedded macros are recommended for automating tasks that are specific to a particular form or report.

Add actions to a macro

Actions are the individual commands that make up a macro, and each is named according to what it does, for example, FindRecord or CloseDatabase .

Step 1: Browse or search for a macro action

The first step in adding an action is finding it in the Add New Action drop-down list or in the Action Catalog.

By default, the Add New Action drop-down list and the Action Catalog only display the actions that will execute in non-trusted databases. To see all actions:

• On the Design tab, in the Show/Hide group, click Show All Actions .

If the Action Catalog is not displayed, on the Design tab, in the Show/Hide group, click Action Catalog .

To find an action, use one of the following methods:

Click the arrow in the Add New Action drop-down list, and scroll down to find the action. Program flow elements are listed first, and then the macro actions are listed alphabetically.

Browse for the action in the Action Catalog pane. The actions are grouped by category. Expand each category to view the actions. If you select an action, a short description of the action appears at the bottom of the Action Catalog.

Search for the action in the Action Catalog pane by typing in the Search box at the top of the pane. As you type, the list of actions is filtered to show all macros that contain that text. Access searches both the macro names and their descriptions for the text you enter.

Step 2: Add an action to a macro

Once you have found the macro action you want, add it to the macro by using one of these methods:

Select an action in the Add New Action list, or just begin typing the action name in the box. Access adds the action at the point where the Add New Action list was displayed.

Drag the action from the Action Catalog to the macro pane. An insertion bar appears to show you where the action will be inserted when you release the mouse button.

Double-click the action in the Action Catalog.

• If an action is selected in the macro pane, Access adds the new action just below the selected one.

  If a Group , If , Else If , Else , or Submacro block is selected in the macro pane, Access adds the new action to that block.

  If no action or block is selected in the macro pane, Access adds the new action to the end of the macro.

  • If you have already created one or more macros, they are listed under the In this Database node in the Action Catalog.

    • Dragging a standalone macro (one that is listed under Macros ) into the macro pane creates a RunMacro action that runs the macro you dragged in. You can then use the drop-down list to call submacros, if present.

      If you just want to copy the actions from a standalone macro into the current macro (instead of creating a RunMacro action), right-click it in the Action Catalog, and then click Add Copy of Macro .

      Dragging an embedded macro (one that is listed under a form or report object) into the macro pane copies the actions from that macro into the current macro.

  You can also create an action by dragging a database object from the Navigation Pane to the macro pane. If you drag a table, query, form, report, or module to the macro pane, Access adds an action that opens the table, query, form, or report. If you drag another macro into the macro pane, Access adds an action that runs the macro.

Step 3: Fill in arguments

Most macro actions require at least one argument. You can view a description of each argument by selecting the action and then moving the pointer over the arguments. For many arguments, you can select a value from a drop-down list. If the argument requires you to type in an expression, IntelliSense helps you enter the expression by suggesting possible values as you type, as shown in the following illustration:

When you see a value that you want to use, add it to your expression by double-clicking it or using the arrow keys to highlight it and then pressing the TAB or ENTER key.

For more information about creating expressions, see the article Introduction to expressions .

About using IntelliSense with properties in web databases

When you are creating an embedded UI macro on a web-compatible form, IntelliSense allows you to add any form property to an expression. However, in a web database, only a subset of form properties can be accessed by using UI macros. For example, given a control named Control1 on a form named Form1, IntelliSense will let you add !!. to an expression in a UI macro. However, if you then publish the database to Access Services, the macro containing that expression will generate an error when it is run on the server.

The following table shows the properties that you can use in UI macros in web databases:

	Properties that you can use
	Caption, Dirty, AllowAdditions, AllowDeletions, AllowEdits
	Caption, Visible, Fore Color, Back Color
	Visible, Enabled
	Caption, Visible, Enabled, Fore Color
	Enabled, Visible, Locked, Fore Color, Back Color, value
	Visible, Back Color
	Enabled, Visible, Locked, Value
	Enabled, Visible, Locked, Value
	Enabled, Visible Locked
Navigation Control	Enabled, Visible

Move an action

Actions are executed in order, from the top to the bottom of the macro. To move an action up or down in the macro, use one of the following methods:

Drag the action up or down to where you want it.

Select the action, and then press CTRL + UP ARROW or CTRL + DOWN ARROW.

Select the action, and then click the Move Up or Move Down arrow on the right side of the macro pane.

Delete an action

To delete a macro action:

Select the action, and then press the DELETE key. Alternatively, you can click the Delete (X) button on the right side of the macro pane.

• If you delete a block of actions, such as an If block or a Group block, all the actions in the block are deleted as well.

  The Move up , Move down , and Delete commands are also available on the shortcut menu that appears when you right-click a macro action.

Control program flow with If, Else If, and Else

To execute macro actions only when certain conditions are true, you use an If block. This replaces the Condition column that was used in earlier versions of Access. You can extend an If block with Else If and Else blocks, similar to other sequential programming languages like VBA.

The following illustration shows a simple If block, including Else If and Else blocks:

The If block executes if the ExpirationDate field is less than the current date.

The Else If block executes if the ExpirationDate field is equal to the current date.

The Else block executes if none of the previous blocks do.

The If block ends here.

Add an If block to a macro

Select If from the Add New Action drop-down list, or drag it from the Action Catalog pane to the macro pane.

In the box at the top of the If block, type an expression that determines when the block will be executed. The expression must be Boolean (that is, one that evaluates to either Yes or No).

Add actions to the If Add New Action drop-down list that appears within the block, or by dragging them from the Action Catalog pane to the If block.

Add Else or Else If blocks to an If block

Select the If block , and then on the lower right corner of the block, click Add Else or Add Else If .

If you are adding an Else If block, type an expression that determines when the block will be executed. The expression must be Boolean (that is, one that evaluates to either True or False).

Add actions to the Else If or Else block by selecting them from the Add New Action drop-down list that appears within the block, or by dragging them from the Action Catalog pane to the block.

• The commands to add If , Else If , and Else blocks are available on the shortcut menu that appears when you right-click a macro action.

  If blocks can be nested up to 10 levels deep.

Create submacros

Each macro can contain multiple submacros. A submacro is designed be called by name from the RunMacro or OnError macro actions.

You add a Submacro block to a macro in the same way that you a macro action, as described in the section . Once you have added a Submacro block, you can drag macro actions into it, or select actions from the Add New Action

You can also create a Submacro block by selecting one or more actions, right-clicking them, and then selecting Make Submacro Block .

Submacros must always be the last blocks in a macro; you cannot add any actions (except more submacros) below a submacro. If you run a macro that only contains submacros without specifically naming the submacro you want, only the first submacro will run.

To call a submacro (for example, in an event property, or by using the RunMacro action or OnError action), use the following syntax:

Group related actions together

You can improve the readability of a macro by grouping actions together and assigning a meaningful name to the group. For example, you could group actions that open and filter a form into a group named “Open and filter form.” This makes it easier to see which actions are related to each other. A Group block does not affect how the actions are executed, and the group cannot be called or run individually. Its primary use is for labeling a group of actions to help you understand the macro as you read it. In addition, while editing a large macro, you can collapse each group block down to a single line, reducing the amount of scrolling you have to do.

If the actions you want to group are already in the macro, use this procedure to add them to a Group block:

1. Select the actions that you want to group.

   Right-click the selected actions, and then click Make Group Block .

   In the box at the top of the Group

If the actions are not already present:

Drag the Group block from the Action Catalog to the macro pane.

In the box at the top of the Group block, type a name for the group.

Drag macro actions from the Action Catalog into the Group block, or select actions from the Add New Action list that appears within the block.

Group blocks can contain other Group blocks, and can be nested up to a maximum of 9 levels deep.

Expand and collapse macro actions or blocks

When you create a new macro, the macro builder displays macro actions with all arguments visible. Depending on the size of the macro, you might want to collapse some or all of the macro actions (and blocks of actions) while you are editing the macro. This makes it easier to get an overall view of the structure of your macro. You can expand some or all of the actions as needed to edit them.

Expand or collapse a single macro action or block

Click the plus (+ ) or minus (- ) sign to the left of the macro or block name. Alternatively, press the UP ARROW and DOWN ARROW keys to select an action or block, and then press the LEFT ARROW or RIGHT ARROW keys to collapse or expand it.

Expand or collapse all macro actions (but not blocks)

On the Design tab, in the Collapse/Expand group, click Expand Actions or Collapse Actions .

Expand or collapse all macro actions and blocks

On the Design tab, in the Collapse/Expand group, click Expand All or Collapse All .

Tip: You can “peek” inside a collapsed action by moving the pointer over the action. Access displays the action arguments in a tooltip.

Copy and paste macro actions

If you need to repeat actions that you have already added to a macro, you can copy and paste the existing actions much as you would do with paragraphs of text in a word processor. When you paste actions, they are inserted just below the currently selected action. If a block is selected, the actions are pasted inside the block.

Share a macro with others

When you copy macro actions to the clipboard, they can be pasted as Extensible Markup Language (XML) into any application that accepts text. This enables you to send a macro to a colleague via an e-mail message, or post the macro on a discussion forum, blog, or other Web site. The recipient can then copy the XML and paste it into their Access 2010 Macro Builder. The macro is recreated just as you wrote it.

Run a macro

You can run a macro by using any of the following methods:

Double-click the macro in the Navigation Pane.

Call the macro by using the RunMacro or OnError macro action.

Enter the macro name in an Event property of an object. The macro will run when that event is triggered.

Debug a macro

If you are having problems getting a macro to run, there are a couple of tools you can use to get to the source of the problem.

Add error-handling actions to a macro

We recommend adding error handling actions to each macro as you write it, and leaving them in the macro permanently. When you use this method, Access displays descriptions of errors as they occur. The error descriptions help you understand the error so that you can correct the problem more quickly.

Use the following procedure to add an error-handling submacro to a macro:

Submacro from the Add New Action drop-down list.

In the box just to the right of the word Submacro , type a name for the submacro, such as ErrorHandler .

From the Add New Action drop-down list that appears within the Submacro block, select the MessageBox macro action.

In the Message box, type the following text: =.

At the bottom of the macro, select OnError from the Add New Action drop-down list.

Set the Go to argument to Macro Name .

In the Macro Name box, type the name of your error-handling submacro (in this example, ErrorHandler ).

Drag the OnError macro action to the very top of the macro.

The following illustration shows a macro with the OnError action and a Submacro that is named ErrorHandler .



The OnError macro action is placed at the top of the macro, and calls the ErrorHandler submacro in the event of an error.

The ErrorHandler submacro only runs if it is called by the OnError action, and displays a message box that describes the error.

Use the Single Step command

Single Step is a macro debugging mode that you can use to execute a macro one action at a time. After each action is performed, a dialog box appears that displays information about the action, and any error codes that occurred as a result. However, because there is no description of the error in the Macro Single Step dialog box, we recommend using the error-handling submacro method described in the previous section.

To start Single Step mode:

Open the macro in Design view.

On the Design tab, in the Tools group, click Single Step .

Save and close the macro.

Next time you run the macro, the Macro Single Step dialog box appears. The dialog box displays the following information about each action:

Condition (for If blocks)

• Error Number (an error number of 0 means no error occurred)

As you step through the actions, click one of the three buttons in the dialog box:

To see information about the next action in the macro, press Step .

To stop any macros that are currently running, click Stop All Macros . Single Step mode will still be in effect the next time you run a macro.

To exit Single Step mode and continue running the macro, click Continue .

• If you press Step after the last action in a macro, Single Step mode will still be in effect the next time you run a macro.

  To enter Single Step mode while a macro is running, press CTRL+BREAK.

  To enter Single Step mode at a specific point in a macro, add the SingleStep macro action at that point.

  Single Step mode is not available in a Web database.

Convert a macro to VBA code

Macros provide a subset of the commands that are available in the Visual Basic for Applications (VBA) programming language. If you decide you need more functionality than macros can provide, you can easily convert a standalone macro object to VBA code, and then make use of the expanded feature set that VBA provides. Keep in mind, however, that VBA code will not run in a browser; any VBA code that you add to a Web database will only run when the database is open in Access.

Note: You cannot convert embedded macros to VBA code.

To convert a macro to VBA code:

In the Navigation Pane, right-click the macro object and then click Design view.

On the Design tab, in the Tools group, click Convert Macros to Visual Basic .

In the Convert macro dialog box, specify whether you want error handling code and comments added to the VBA module, and then click Convert .

Access confirms that the macro was converted, and opens the Visual Basic Editor. Double-click the Converted Macro in the Project pane to view and edit the module.

Создание макросов в Access 2007

Макрос представляет набор макрокоманд, который создается для автоматизации часто выполняемых задач.

Конструктор макросов

Макросы создаются в специально предназначенном для этого окне Конструктора макросов. Для создания макроса необходимо выбрать вкладку Создать и в раскрывающейся кнопке Макрос выбрать команду Макрос . Откроется окно конструктора макросов, которое состоит из панели описаний, расположенной в верхней части окна, и панели аргументов – в нижней. Панель описаний по умолчанию содержит три столбца Макрокоманда , Аргументы и Примечание .

В поле Макрокоманда можно выбрать необходимую команду (ОткрытьТаблицу, ОткрытьЗапрос, ОткрытьОтчет, ЗапускМакроса и т.д.) нажатием кнопкой мыши. Иначе в строку Макрокоманда можно просто перетащить любой объект базы данных (таблицу, форму и т.д.).

После выбора макрокоманды на панели аргументов окна конструктора макросов могут появиться строки, предназначенные для задания значений аргументов соответствующей макрокоманды. Набор строк на этой панели зависит от конкретной макрокоманды. Заданные значения аргументов также появляются во втором столбце Аргументы панели описаний.

Столбец Примечание служит для ввода комментария, который описывает выполняемое действие.

Рассмотрим простой способ создания макрокоманды. Например, разработаем ее для открытия таблицы Группы базы данных Студент .

Вы уже открыли окно Конструктора макросов . Теперь с помощью мыши перетащите таблицу Группы из Области переходов в столбец Макрокоманда . В результате в нем появится макрокоманда Открыть таблицу, причем Access автоматически заполнит поля панели аргументов (рис.1).

В поле Режим данных задайте значение Только чтение , что позволит сделать записи этой таблицы недоступными для редактирования.

Для того чтобы ввести значение аргумента макрокоманды вы можете выбрать аргумент из списка или ввести в его поле выражение. Справа от полей некоторых аргументов расположена кнопка построителя, в окне которого вводятся различные выражения. Перед выражением нужно ставить знак равенства (=), за исключением аргумента Выражение макрокоманды ЗадатьЗначение и аргумента Число повторов макрокоманды ЗапускМакроса .

Макрос может содержать несколько макрокоманд, которые выполняются последовательно. Добавим к созданной нами макрокоманде, которая открывает таблицу Группы в режиме Только чтение, добавим макрокоманду, сообщающую пользователю о том, что таблица Товары доступна только для просмотра информации.

Последовательность выполнения:

Перейдите на следующую строку окна конструктора макросов и в столбце Макрокоманда выберите макрокоманду Сообщение .

В поле Сообщение панели аргументов введите текст «Данные доступны только для просмотра ». Аргумент Сигнал служит для определения того, будет ли вывод сообщения сопровождаться звуковым сигналом. В аргументе Тип выберите вид диалогового окна. Укажите, например, значение Предупреждающее !. В поле аргумент Заголовок , позволяющего задать текст заголовка окна сообщения, введите текст «О данных» .

Сохраните макрос под именем Открыть группы .

После запуска макроса будет отображена таблица Группы, открытая в режиме просмотра, и сообщение, представленное на рис.2.

Рассмотрим еще один пример. Допустим, вам необходимо создать макрос, открывающий форму Список .

Откройте окно конструктора макросов и из окна базы данных перенесите в него форму Список .

Аргумент Имя формы содержит список всех форм базы данных.

Аргумент Режим определяет режим, в котором форма должна быть открыта. Он может принимать значения: Форма, Конструктор, Просмотр, Таблица и др.

Аргумент Имя фильтра применяется для отбора и/или сортировки записей в форме. Это может быть запрос или фильтр, записанный в виде запроса.

Аргумент Условие отбора определяет условие для от­бора записей, отображаемых в форме. Условие представляет собой выражение.

Аргумент Режим данных определяет способ работы с данными и может принимать одно из значений: Добавление, Изменение или Только чтение.

Аргумент Режим окна определяет тип окна: Обычное, Невидимое, Значок и Окно диалога.

В поле Имя фильтра , воспользовавшись ранее созданным фильтром СР-11 , введите текст СР-11 .

В новой строке макроса выберите макрокоманду Сообщение , а на панели аргументов введите текст сообщения: Фильтр 11 группа . Задайте тип диалогового окна вывода сообщения, выбрав значение Информационное аргумента Тип .

Сохраните макрос под именем 11 группа .

Макросы в СУБД Microsoft Access

При работе с базой данных вам зачастую приходится выполнять одни и те же задачи. Во избежание этого автоматизируется этот процесс с помощью макросов. Система управления базой данных неуклонно разрастается по мере того, как вы вносите новые записи в формы, создаете запросы и распечатываете новые отчеты. При этом вы разрабатываете и сохраняете для последующего использования новые объекты – еженедельные отчеты, ежемесячные запросы на обновление и т.д. Вам приходится регулярно повторять выполнение некоторых задач. Например, при внесении данных о новом клиенте вы открываете одну и ту же форму или пишете одни и те же стандартные письма клиентам, задолжавшим по годовым счетам.

Для выполнения таких задач удобнее всего использовать макросы Access . После создания небольших программ вам захочется запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, нажатии кнопки или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события.

Сущность макросов

Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия, избавляя вас от написания сложных программ и подпрограмм. Например, вы можете создать макрос, который будет автоматически отыскивать в базе данных информацию о задолжавших клиентах и вносить эти данные в стандартное письмо с уведомлением о задолженности.

Что такое макрос

Макрос- такой же объект Access , как таблица, запрос, форма и отчет. Он создается для автоматического выполнения определенных действий или совокупности действий. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения ряда действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basis или VBA . Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещения мыши.

Макросы Access обычно не дублируют отдельные нажатия клавиш или перемещения мыши. Они выполняют особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета.

Любая команда, которую вы хотите выполнить в Access , называется макрокомандой. Access предлагает на выбор 49 макрокоманд, которые вы можете использовать в макросах.

Когда следует использовать макрос

При использование макросов для рутинных задач, вы можете сэкономить время. Кроме того, поскольку при каждом запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает вашу работу с базой данных эффективнее. Макросы можно использовать для выполнения следующих задач.

Связывание и совместный запуск запросов и отчетов.

Одновременное открытие нескольких форм и /или отчетов.

Контроль ввода данных при заполнении форм.

Перемещение данных между таблицами.

Выполнение действий при нажатии кнопки макрокоманды.

Окно макросов

Как при работе с другими объектами Access , для создания макросов используется специальное окно конструирования макросов. Для того чтобы открыть новое окно макросов, выполните следующие действия.

В окне базы данных выберите вкладку Макросы .

Щелкните на кнопке Создать .

Макрокоманды

При открытии нового окна макросов в верхней части отображается два столбца: Макрокоманда и Примечание. При выборе команды Вид – Имена макросов или Вид – Условия появляются два дополнительных столбца – Имя макроса и Условие.

Создание макросов

При создании макросов используются обе части окна макросов – Макрокоманда и Аргументы макрокоманды. После того как вы выбрали макрокоманду и установили для нее соответствующие аргументы, макрос может быть сохранен для последующего использования.

Использование нескольких макрокоманд в одном макросе

В один макрос можно ввести сколько угодно отдельных макрокоманд. Например, вам может потребоваться макрос, который отобразит на экране песочные часы, затем откроет две различные формы, а после выполнения макроса выдает звуковой сигнал. Для создания такого макроса выполните перечисленные ниже действия.

1. Откройте новое окно макросов.

2. Щелкните на первой незаполненной ячейке в столбце Макрокоманда.

3. Выберите из списка макрокоманду Песочные Часы.

4. Щелкните на ячейке комментариев напротив введенной макрокоманды Песочные часы.

5. Введите текст Показывать песочные часы во время выполнения макроса.

6. Щелкните на следующей ячейке в столбце Макрокоманда.

7. Выберите из списка макрокоманду Открыть Форму.

8. Щелкните на ячейке Имя формы в области Аргументы макрокоманды.

9. Выберите форму Add a Customer and Pets.

10. Щелкните в столбце Примечания напротив введенной макрокоманды Открыть Форму.

11. Введите Открыть форму Add a Customer and Pets.

12. Щелкните на следующей ячейке в столбце Макрокоманда.

13. Выберите из списка макрокоманду Открыть форму.

14. Щелкните на ячейке Имя формы в области аргументы макрокоманды.

15. Выберите форму Adding Visit Details.

16. Щелкните в столбце Примечания напротив введенной

17. Введите Открыть форму

18. Щелкните на следующей ячейке в столбце Макрокоманда.

19. Выберите из списка макрокоманду Сигнал.

Изменение порядка расположения макрокоманд в макросе

При работе с макросами, состоящими из нескольких макрокоманд, вам может понадобиться внести изменения в последовательность выполнения отдельных макрокоманд. Например, вы можете решить, что в макросе, который создали ранее, команда сигнал должна стоять в начале, а не в конце макроса. Для изменения порядка макрокоманд в макросе выполните перечисленные ниже действия.

Выделите макрокоманду, щелкнув на области выделения строки слева от имени макрокоманды.

Снова щелкните на выделенной строке и перетащите ее в верхнюю строку макроса.

Сохранение макроса

Прежде чем запустить макрос, необходимо его сохранить. После сохранения макроса становится объектом базы данных, который вы можете открыть или запустить из окна базы данных. Для того чтобы сохранить макрос, выполните следующее.

Выберите из меню окна макросов команду Файл-Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов.

Если макрос ранее не сохранялся, вам следует ввести его имя в диалоговом окне Сохранение, а затем нажать клавишу Enter или щелкните ОК.

Изменение существующего макроса

После создания макроса можно изменить. Для этого выполните перечисленные ниже действия.

В окне базы данных выберите вкладку Макросы.

Выделите макрос, который вы хотите изменить.

Щелкните на кнопке Конструктор.

Копирование макросов

Для того чтобы скопировать макрос, выполните следующие действия.

Выберите вкладку Макросы в окне базы данных.

Выделите макрос, который вы хотите копировать.

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + C или выберите Правка – копировать для копирования макроса в буфер обмена.

Нажмите Ctrl + V или выберите команду Правка – Вставить для вставки макроса из буфера обмена.

В диалоговом окне Вставка введите имя нового макроса.

Переименование макроса

Иногда макрос необходимо переименовать, например, если вы изменили свойства события в форме или отчете. Для этого выполните перечисленные ниже действия.

Выберите вкладку макросы в окне базы данных.

Выделите макрос, который вы хотите переименовать.

Выберите команду Правка – Переименовать или щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Переименовать.

Введите новое имя.

Запуск макросов

После создания макрос можно запустить из:

Окна макросов,

Окна базы данных,

Других окон базы данных,

Других макросов.

Запуск макроса из окна макросов

Макрос можно запустить непосредственно из окна макросов, щелкнув на кнопке запуск или используя команду Запуск.

Запуск макросов из окна базы данных

Для запуска макросов из окна базы данных выполните следующие действия.

выберите вкладку макросы в окне базы данных.

Выделите макрос, который вы хотите запустить.

Щелкните дважды на имени этого макроса или щелкните на кнопке Запуск.