Как подписать отчет 4 фонд. Электронная подпись для ип. Как это работает

Отметим основные моменты, которые нужно учитывать при заполнении отчета 4-фонд за 2019 год.

Не всех работников надо учитывать при определении их численности.

В отчете 4-фонд предусмотрены строки, в которых отражается информация о численности работников: строка 01 «Среднесписочная численность застрахованных работников» и строка 03 «Средняя численность работников».

При подсчете среднесписочной численности застрахованных работников (строка 01) внешние совместители и лица, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПД), не учитываются <*> .

Для показателя строки 01 некоторые из работников учитываются не как целая единица, а пропорционально отработанному времени <*> .

Строку 03 «Средняя численность работников » заполняют только плательщики из числа коммерческих организаций, которые имеют право на уплату взносов ежеквартально, и только в отчете за январь — декабрь <*> . Этот показатель определяется как сумма списочной численности работников в среднем за год (за исключением работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до трех месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет), средней численности внешних совместителей и средней численности лиц, выполнявших работы по ГПД <*> .

При заполнении строки 03 отчета 4-фонд <*> :

— внешний совместитель учитывается в средней численности внешних совместителей пропорционально отработанному времени;

— внутренний совместитель включается в списочную численность работников как один человек;

— гражданин, работающий по ГПД, учитывается в средней численности таких лиц как целая единица в течение всего срока действия договора.

Обратим внимание, что показатель строки 03 отчета 4-фонд за январь — декабрь прошлого года является основанием применения поквартальной уплаты взносов в текущем году <*> .

Отражаются только те выплаты, на которые начислены взносы.

В строке 04 отчета 4-фонд отражают объект для начисления взносов , который сформировался в отчетном периоде. В эту строку включают выплаты не только в денежном, но и в натуральном выражении . Учитываются и вознаграждения гражданам, выполнявшим работу по ГПД (несмотря на то, что в среднесписочную численность работников указанные граждане не включаются).

Не отражаются выплаты , поименованные в Перечне выплат, на которые не начисляются взносы. Помним, что законодательством установлен максимальный размер объекта для начисления взносов за месяц по каждому работающему . В общем случае она не должна превышать пятикратную величину средней заработной платы работников в республике за предшествующий месяц <*> .

«Переходящие выплаты» — ориентируемся на бухучет.

Данные в отчете 4-фонд заполняются на основании документов бухгалтерского учета. Источником информации о начисленных взносах и расходах на выплаты пособий является счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» <*> .

В случае «переходящих» отпускных можно перечислить взносы со всей суммы начисленных отпускных по сроку уплаты взносов. Вместе с тем не является нарушением перечисление взносов, исчисленных только с той части, которая приходится на истекший месяц по сроку их уплаты <*> . Поэтому в отчете 4-фонд взносы отражаются в составе показателей того периода, в котором они начислены, иными словами, отражены по кредиту счета 69. Соответственно суммы «переходящих» отпускных отражаются в отчете 4-фонд в том периоде, в котором на них были начислены взносы.

«Переходящим» может быть и пособие по временной нетрудоспособности, а пособие по беременности и родам является таковым всегда, поскольку выплачивается единовременно за весь период, удостоверенный больничным. Такие «переходящие» пособия отражаются в составе показателей того месяца, в котором они начислены, т.е. отражены по дебету счета 69.

Единицы измерения: для больничных — количество дней, для пособий — количество пособий.

В разделе IV отчета 4-фонд отражают не только суммы, расходованные на выплату пособий, но и количество выплат. Так, в графе 1 строк 21, 22, 23, 24 (строки с данными по оплате листков нетрудоспособности) указывается количество календарных дней, за которые назначены соответствующие пособия. Календарные дни указываются и в графах 1 и 2 строки 35, которая предназначена для отражения информации об оплате дополнительного свободного от работы дня в месяц <*> .

В графах 1 и 2 остальных строк указывается количество пособий . В случае доплат ежемесячных пособий на детей необходимо учитывать особенность. Если в последнем месяце квартала начислялось пособие на одного ребенка за несколько месяцев, в графе 2 строк с 30 по 34 указывается одно пособие <*> .

В разделе «Справочная информация» необходимо обратить внимание на строку 36. В ней указывается количество начисленных пособий только в связи с рождением первого ребенка, но за весь отчетный год , а в остальных строках этого раздела отражается количество пособий за последний месяц отчетного квартала <*> .

В электронном виде отчет за 2019 год представляется в версии 7.0.

Подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) отчет 4-фонд можно передать посредством портала ФСЗН: либо версии портала 1.0 (portal.ssf.gov.by), либо версии портала 2.0 (portal2.ssf.gov.by). С 01.10.2019 версия 1.0 прекратит свою работу. Воспользоваться порталом Фонда версии 2.0 можно только в том случае, если имеются действующий СОК ГосСУОК и атрибутный сертификат для работы с системами ФСЗН. Если этих инструментов нет, их необходимо приобрести до 01.10.2019.

Без ЭЦП отчет подается инспектору на любом электронном носителе вместе с его распечаткой на бумаге, подписанной руководителем организации.

Напомним, что плательщики, у которых среднесписочная численность работников за предыдущий год составила 10 человек и более, представляют отчет только в виде электронного документа (т.е. с ЭЦП). А остальные плательщики по своему желанию могут сдавать бумажный вариант отчета или в виде электронного документа <*> .

Если 20-е число выпадает на выходной день, срок представления отодвигается на ближайший после него рабочий день.

Срок представления отчета 4-фонд — 20-е число после отчетного квартала. Если этот день оказывается нерабочим, то окончанием срока представления отчета считается следующий за ним рабочий день <*> . Таким образом, последний день, когда можно было своевременно сдать отчет за первый квартал 2019 года — это 22 апреля. За второй квартал 2019 года отчет надо подать не позднее 22.07.2019, за третий — не позднее 21.10.2019 и за четвертый — не позднее 20.01.2020.

Заменить отчет можно до окончания срока его представления.

Представление уточняющего отчета 4-фонд за прошлые периоды не предусмотрено. А вот отчет с ошибочными данными, поданный за отчетный период, можно заменить, если не истек срок представления данного отчета. Например, скорректированный отчет 4-фонд за период январь — июнь 2019 года при необходимости можно подать не позднее 22 июля 2019 года. При этом поправленному отчету присваивается номер 2. Если исправлять ошибку и подавать отчет за один и тот же квартал пришлось несколько раз, отчеты нумеруются в порядке их представления. При этом отчет за следующий отчетный квартал будет иметь номер 1 <*> .

Если срок пропущен, корректировки учитываются в отчете 4-фонд за следующий квартал (в нашем примере — в отчете за январь — сентябрь).

Отчет 4-фонд на 2019 год обновлен. Так, в титульной части отчета исключена позиция «ОКПО». В разделе II сумма выплат, на которую начисляются взносы, указывается теперь только с начала отчетного года, данные за отчетный квартал не отражают. Не требуется указывать итоговые данные за квартал и в разделе III. В отдельную таблицу вынесены сведения о задолженности на начало и конец отчетного периода.

Справочная информация (раздел V) дополнена строкой «Сведения о применении гибких систем оплаты труда». Заполняется она коммерческими организациями по итогам года.

В связи с этими новшествами сдать отчет 4-фонд за I квартал 2019 года в электронном виде необходимо в новой версии 7.0. Это значит, что программу «Отчет 4-Фонд» надо обновить .

Для этого заходим на корпоративный портал ФСЗН и проходим авторизацию.

Обратим внимание, что с марта 2019 года в опытной эксплуатации находится новая версия портала ФСЗН (портал Фонда 2.0). Она доступна по следующему адресу . Здесь тоже можно скачать отчет 4-фонд.

Загруженный Excel-файл «Отчет 4-Фонд» содержит три листа:

— «Форма N 4-Фонд». Это собственно отчет;

— «Настройки». Здесь содержатся общие сведения о плательщике, которые имеются в ФСЗН (наименование плательщика, его регистрационный номер, дата окончательного расчета, размер страховых взносов и др.), и другие настройки программы;

Согласно этой инструкции работа с электронной формой отчета 4-фонд состоит из шагов.

1. Включаем макросы.

2. Открываем скачанный Excel-файл «Отчет 4-Фонд». В окне «Настройки» указываем номер отчета и другие незаполненные поля. При этом поля «Электронный адрес (www. e-mail)», «Гибкие системы оплаты труда» и сроки выплаты заработной платы за первую и вторую половины месяца необязательны для заполнения. Повторим, что строку «Сведения о применении гибких систем оплаты труда» заполняют коммерческие организации по итогам года. Затем нажимаем на кнопку «Сохранить» и выбираем отчетный квартал в открывшемся окне «Отчет 4-Фонд. Версия 7.0».

Поскольку версию 7.0 мы скачали сейчас (после представления отчета за IV квартал 2018 года), в качестве отчетного будет настроен I квартал 2019 года. В последующем для перехода на следующий квартал необходимо в базе сохраненных отчетов закрывать отчеты за предыдущие кварталы.

3. С помощью кнопки «Ввод и редактирование данных» переходим на лист «Отчет 4-Фонд» и заполняем данные отчета. Основанием для заполнения являются документы бухучета. При этом все суммы указываются в рублях и копейках <*> . Среднесписочная численность застрахованных работников (строки 01 и 02) указывается в целых числах. Среднюю численность работников (строка 03) можно указывать с десятыми долями. Но эта строка заполняется только в отчете за январь — декабрь и только теми плательщиками, которые уплачивают взносы ежеквартально.

4. Проверяем корректность данных: лист «Настройки» — Сохранить — Проверка корректности данных. Если есть ошибки, исправляем их, если выдано предупреждение, удостоверяемся в правильности данных и либо корректируем данные, либо продолжаем работу.

5. Сохраняем отчет в формате XML-файла (кнопка «Сохранить отчет в файл и базу отчетов»).

6. Подписываем отчет электронной цифровой подписью (при ее наличии). После подписи файл с отчетом будет иметь расширение sgn.

Отчет, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), можно передать в органы ФСЗН через портал. Без такой подписи отчет подается инспектору на любом электронном носителе вместе с его распечаткой на бумаге, подписанной руководителем организации.

Представление отчетов 4-Фонд, 4-Платежи

и документов персонифицированного учета

через корпоративный портал Фонда

Интернет адрес - http :// portal . ssf . gov . by

Для представления отчетности через портал плательщику необходимо иметь:

ü Наличие доступа в сеть Интернет на скорости не менее 28 кБит/с;

ü ОС Windows 2000/XP/2003;

ü Программу ЭЦП ПСКЗИ АСУ ПУ для электронной цифровой подписи документов персонифицированного учета, отчетов 4-Фонд и 4-Платежи

Порядок действий для настройки портала и передачи ЭДПУ, отчетов 4-Фонд и 4-Платежи:

1) Запустите программу Internet Explorer и дождитесь открытия главного окна программы.

2) В поле «Адрес» введите адрес портала http :// portal . ssf . gov . by и нажмите Enter . В зависимости от текущих настроек Internet Explorer должна появиться ссылка в левом разделе навигатора: «Подробнее» либо «Настройка».

4) Активируйте ссылку «Настройка» , вследствие чего модуль настройки установит требуемые параметры безопасности Internet Explorer. По окончании настройки появиться информационное окно с сообщением, что настройка успешно завершена.

5) Закройте окно Internet Explorer и запустите его заново, в результате должна появиться страница портала.

Если сертификатов несколько, то в окне авторизация пользователя выберите свой сертификат и подтвердите выбор, нажав кнопку ОК. Откроется окно для ввода пароля (носитель с ключом должен находится в компьютере: дискета или флеш - карта). Введите пароль.

8) Для загрузки на портал подписанных ЭЦП документов выберите нужную ссылку: Передача файлов с ЭДПУ, Отчет 4-Фонд, Отчет 4-Платежи, в результате откроется окно для передачи списка пачек персонифицированного учета или соответственно отчетов 4-Фонд и 4-Платежи на портал.

9) Выберите кнопку «Обзор», - откроется окно «Выбор файла».

10) В окне «Выбор файла» укажите каталог, в котором находятся нужные документы, и выберите пачку ДПУ или отчет 4-Фонд, 4-Платежи, затем подтвердите выбор, нажав кнопку ОК. После этого окно «Выбор файла» закроется и отобразится путь к пачке ДПУ или отчету и его наименованию. Активируйте кнопку «Загрузить» для начала передачи файлов.

При возникновении проблем Вы можете звонить по телефонам:

В сервисе "Електронний кабінет" была размещеная подробная инструкция, где подробно написано как отправлять отчетность.

Общая информация

Меню "Введення звітності" дает пользователю электронного кабинета следующие возможности:

создавать, редактировать, подписывать и отправлять в налоговую, пенсионную и статистическую отчетность в ДФС, Пенсионный фонд Украины (ПФУ) и органы статистики.

Так выглядит информация, которая загружается по нажатию на это меню:

Верхняя панель навигации в окне Ввода отчетности позволяет ограничить отчетность по типам:

Все отчеты
Прибыль J(F)01;
НДС и Акцизный сбор J(F)02;
Местные платежи J(F)03;
Другие платежи J(F)05;
Ресурсные платежи J(F)06;
Валютные платежи J(F)07;
Рентные платежи J(F)08;
Региональные отчеты J(F)11;
Запросы и справки J(F)13;
Единый взнос на общеобязательное социальное страхование J(F)30;
Финансовая отчетность S01;
Финансовая отчетность (справки) S02;
Финансовая отчетность (запросы) S03.

Также верхняя панель навигации окна Ввода отчетности позволяет создать и удалить отчеты.

Важная информация! Те плательщики, у которых не было заключенного договора о признании электронных документов до 01 января 2018 года и плательщики, срок действия сертификата директора закончился после 01 января 2018 года (в таком случае договор прекращает действие автоматически должны подписать и отправить заявление - присоединение к договору:

форма J1392001 для юридических лиц
форма F1392001 для физических лиц.

Эти формы находятся также в разделе "Введення звітності" , в группе отчетов J(F)13 Заявления. Если не отправить такое заявление, то не получится подавать отчетность в электронном как в сервисе "Електронний кабінет" так и в других программах или сервисах в полном объеме.

Без заявления или договора можно будет создавать и отправлять только:

Все отчеты из группы J(F)30 «Единый взнос на общеобязательное социальное страхование»
Заявление о присоединении к договору о признании электронных документов (форма J1392001 для юридических лиц и форма F1392001 для физических лиц из группы отчетов «J(F)13 Заявления»)
Уведомление о предоставлении информации по электронной цифровой подписи (форма S1391101 из группы «S13 Финансовая отчетность, запросы»)
Налоговую декларацию об имущественном состоянии и доходах граждан (форма F0100210 из группы «F01 Прибыль»)

Обратите внимание, что предпосылкой для подачи финотчетности из раздела S01 является "Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису" найти которое можно в группе «S13 Фінансова звітність, запити» (форма S1391101). Если создать, подписать и отправлить этот документ, он будет передан автоматически в Статистику. Результаты обработки будут находиться вместе с остальными квитанциями в электронном кабинете:

По умолчанию пользователь получает перечень всех отчетов, представленных с помощью электронного кабинета в соответствующем отчетном периоде. Отчетный период (месяц, квартал или год) выбирается с помощью двух параметров - годома и месяца. Так, выбранный период Год (например 2017) и период Месяц (декабрь) значит, что для просмотра и создания доступна ежемесячная отчетность за декабрь 2017 года, квартальная за четвертый квартал 2017 года и годовая по 2017 год. Изменив период Год (2018) период месяц (Январь) пользователь получит возможность создавать и просматривать отчетность за январь 2018 года.

Опишем более деталько как создавать, заполнять, подписывать и отправлять отчетность через сервис "Электронный кабинет" на примере работы с заявлением о присоединении к договору о признании электронных документов:

В панели навигации режима Введення звітності выбираем тип формы «J(F)13 Запросы» и добавляем документ кнопкой "Створити ".

Нужный документ (форма J1392001 для примера) выбираем двойным кликом левой клавишей мыши.

Из списка документов выбираем необходимый и выбираем двойным нажатием левой клавиши мыши:

В следующем окне нужно выбрать нужный территориальный орган ДФС (место основной регистрации по умолчанию) с помощью полей Регіон и Район и кликнуть по кнопке "Створити" .

Заполняем форму "Заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів"

Пример формы на рисунке ниже (кликните, чтобы увеличить).

Большая часть формы будет заполнена автоматически. Документ можно проверить с помощью кнопки "Перевірити". В результате появятся поля, подсвеченные красным цветом, если они требуют заполнения и не заполнены. Реквизиты публичного договора о признании электронного документа можно проверить в режиме Договор о признании электронных документов открытой части электронного кабинета. В этом режиме опубликовано договоры о признании электронного документа всех территориальных отделений органов ДФС.

Документ не обязательно заполнять сразу же, можно прерваться, сохранив форму с помощью кнопки "Зберегти чернетку", а затем вернуться к редактированию.

Также форму можно выгрузить в формат XML с помощью кнопки "Скачати" или же загрузить в сервис из файла XML с помощью кнопки "Завантажити".

В этом примере правильно заполнены все поля, кроме "Що діє на підставі ". Для большинства юрлиц будет верно написать в это поле фразу "Статуту". Документ заполнен, теперь его нужно подписать с помощью кнопки "Підписати і надіслати ". В окне для подписания нужно выбрать ключ ЭЦП руководителя, затем считать его кнопкой "Зчитати ", после чего нажать для подписания кнопку "Підписати ".

Если в настройках вы указали опцию "підпис печаткою", в таком случае считывание ключа нужно будет повторить и для печати.

Важно! Если вы отослали отчет, а зачем удалили его в режиме Введення звітності, то он отозван не будет. Вы сможете увидеть его в режиме "Перегляд поданої звітності ".

Просмотр поданной отчетности

Меню Перегляд поданої звітності создано для того, чтобы у пользователя была возможность посмотреть ранее отправленную пенсионную, налоговую и статистическую отчетность в ДФС. При этом будут показаны все отчеты, в независимости от способа, которым они были поданы. Т.е вы увидите даже "бумажные" отчеты. По умолчанию отображаются все отчеты, представленные в нужном отчетном периоде.

Отчетный период может быть: год, квартал, месяц и задается параметрами год и месяц. Если вы установили "Рік" - 2017, а в периоде "Місяць" - грудень, то будет отображаться годовая отчетность за 2017 год, квартальная за последний квартал года и месячная за декабрь. Чтобы просмотреть отчетность за другой промежуток времени, измените год и период.

Сразу пользователь видит все типы отчета, но их можно отфильтровать в верхней панели навигации по типам:

J01 Прибыль;
J02 НДС и Акцизный сбор;
J03 Местные платежи;
J05 Другие платежи;
J06 Ресурсные платежи;
J07 Валютные платежи;
J08 Рентные платежи;
J11 Региональные отчеты;
J13 Запросы и справки;
J30 Единый взнос на общеобязательное социальное страхование;
S01 Финансовая отчетность;
S02 Финансовая отчетность (справки); S03 Финансовая отчетность (запросы).

Чтобы посмотреть все отчеты за определенный год, нужно выбрать нужный год и значение "Всі" в поле фильтре выбора месяца. Чтобы посмотреть определенный отчет, кликните по нему левой кнопкой мыши. После чего, будет создан файл pdf со всеми приложениями.