Всем привет! Меня очень часто спрашивают как и где скачать Microsoft Access бесплатно. Честно говоря, устал в сотый раз объяснять одно и тоже, поэтому решил написать небольшую статью о том, как и где скачать Microsoft Access бесплатно. Обязательно дочитайте данный текст до конца, найдете для себя много полезной информации, а также небольшой бонус.

Способ 1: Официальный сайт разработчика Microsoft

Начну с того, что программа Microsoft Access входит в состав пакета программ Microsoft Office, в котором вы также можете найти Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и т.д. Отдельно от всего пакета Office Microsoft Access вы не сможете не купить, не скачать. Если вас интересует лицензионный продукт, то первое, что вы должны сделать это перейти на официальный сайт Microsoft в разделе «купить Office» выбрать подходящую версию. На момент середины октября 2017 года в официальном магазине Microsoft доступные версии: Office 365 и office 2016.

Как вы видите, Microsoft Access входит в пакет «Office 365 для дома», который обойдется 3399 рублей в год (или 339 руб в месяц), и в пакет «Office 365 персональный», который стоит дешевле 2699 рублей в год (269 руб в месяц). Преимущества обоих версий вы можете видеть на скриншоте. Также обратите внимание, что Microsoft Access в пакет Office 2016 не входит.
Дорого или нет, каждый решает для себя сам.

Способ 2: Среда выполнения Microsoft Access

Второй не менее популярный вопрос: я скачал Microsoft Access с официального сайта, но моя база не открывается. Скорее всего речь идет не о полноценном Microsoft Access, а о среде выполнения Microsoft Access. Данное ПО действительно можно скачать бесплатно с официального сайта разработчика, но на выходе вы получите «обрезанный» Access, который позволит распространять приложения Access среди пользователей, у которых не установлен полноценный Access. Другими словами, вы сможете только просматривать базы данных, но редактировать или создавать новые БД вы не сможете.

Способ 3: поиск в интернете

Если вас не устраивает первые два варианта, то можно попробовать найти и скачать Microsoft Access бесплатно в интернете через поисковики. Сразу предупреждаю, что данный вариант не является легальным, и все риски по скачиванию нелицензионного ПО вы берете на себя. По таким запросам как «скачать Microsoft Access» или «Microsoft Access бесплатно» в интернете миллионы сайтов, пользоваться которыми я крайне не рекомендую. Тут могут быть как и откровенные «левые» сайты, которые занимаются распространением всевозможного вирусного ПО, так и просто сайты-пустышки, на котором ничего кроме потраченных нервов не получите.

Способ 4: Торренты

Четвертый способ как и где скачать Microsoft Access бесплатно — это торрент-трекеры. Это более безопасный способ, чем скачивание с обычных сайтов, но в любом случае торрент-трекер должен быть проверенным и не вызывать подозрений. Из практики скажу, что можно доверять таким гигантам как rutracker и nnm-club. Но опять же, вы должны понимать, что скачивание Microsoft Access даже с трекеров не является легальным. Хоть и кажется, что использование торрентов не должно вызывать трудностей, все равно возникает много вопросов, как и где скачать Microsoft Access бесплатно на торренте.
Вернемся к началу статьи, я напомню что программа Microsoft Access входит в состав пакета программ Microsoft Office. Многие на торренте ищут не Microsoft Office, а Microsoft Access и, соответственно, мало что находят.

Заключение

В данной статье я рассказал 4 способа как и где скачать Microsoft Access бесплатно. Какой вариант подходим Вам, решать, конечно же, Вам. Спасибо, что дочитали статью до конца, поэтому обещанный бонус ниже. В любом случае, настоятельно рекомендуется пользоваться только лицензионным Microsoft Access. Но, если вам нужно, скачать бесплатно Microsoft Access только в ознакомительных целях , то есть пара проверенных ссылок ниже. Еще раз повторюсь, ссылки представлены в ознакомительных целях, поэтому после знакомства с программой Microsoft Access рекомендуется удалить ее со своего ПК и приобрести полноценную версию в официальном магазине Microsoft.

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных . В Access 2007 используются логически связанные таблицы. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007", представленная на Рис. 1.

Рис. 1. Новая начальная страница

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый template на странице "Приступая к работе с Microsoft Access 2007" из "Категории шаблонов" или шаблоны "Из Microsoft Office Online". При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).

Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) - Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке "Открыть/закрыть границу области переходов".

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИБОРОСТРОЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисц и плине:

«ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ»

На тему: “ Microsoft Access ”

Работу выполнил

Студент вечернего отделения

3 курса специальности 080105

Группа ЭФ4-0515в

Жабина И.А.

Работу проверил(а):

Шеверева Е.А.

Москва 2008 г.

Введение 3

1. Описание базы Microsoft Access 4

2. Работа с таблицами 10

3. Анализ содержимого таблиц для создания связей 13

4. Создание и печать отчетов 14

5. Отбор и сортировка записей с помощью запросов 17

6. Макросы 20

Заключение 22

Список использованных источников 23

Введение

Программа ACCESS входит в пакет самого распространённого пакета офисных программ Microsoft. Эта программа универсальна в своём роде. При веем при этом, программа проста в эксплуатации и доступна рядовому пользователю. И за всё это отвечает интерфейс. В процессе совершенствования этой программы были внесены уникальные возможности. Данные могут быть представлены в виде таблиц или диаграмм. И если принять во внимание, что данной программой может пользоваться любой пользователь (от новичка до профессионального разработчика), то без сомнения можно утверждать что ACCESS корпорации Microsoft это лучшее средства для решения задач любой сложности.

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

1. Описание базы Microsoft Access

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access - запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены формы и отчеты.

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов. Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл.

Если такой список в меню Файл (File) отсутствует, нужно с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options) открыть диалоговое окно Параметры (Options), раскрыть вкладку Общие (General) и установить флажок Помнить список файлов (Recently used file list). Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения. Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (Open).

В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы или Личная (в зависимости от установленной на компьютере операционной системы). Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных.

В новой версии Access возможно открывать файлы баз данных, созданные в версии Access 2000, и работать с ними так же, как раньше.

Файлы можно выбирать не только из списка, который появляется в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) при его открытии. Можно выбрать нужную папку либо из раскрывающегося списка Папка (Look in), либо использовать ярлыки, находящиеся на так называемой панели адресов слева. При выборе ярлыка Журнал (History) появляется список ярлыков к последним открывавшимся файлам и папкам. При выборе ярлыка Рабочий стол (Desktop) в диалоговом окне появляется список, содержащий ярлыки папок, и файлы, находящиеся в данный момент на рабочем столе Windows. Тип файла выбирается в раскрывающемся списке Тип файлов (File of type) в нижней части окна. В папке Избранное (Favorites) можно просмотреть ярлыки к тем папкам и файлам, которые используются наиболее часто. Многие программы позволяют добавлять ярлыки в папку Избранное (Favorites), в том числе это можно сделать прямо в окне Открытие файла базы данных (Open). Для этого необходимо выделить в списке нужный файл, щелкнуть мышью по кнопке Сервис (Tools) на панели инструментов в верхней части окна и выбрать из списка команду Добавить в папку "Избранное" (Add to Favorites).

Можно открыть файл базы данных, находящийся на сетевом диске. Для того чтобы подключить сетевой диск, необходимо выполнить команду Подключить сетевой диск (Map Network Drive) из списка команд кнопки Сервис (Tools).

Если невозможно найти нужный файл базы данных, его можно разыскать, задавая критерии поиска в специальном диалоговом окне, которое появляется, если щелкнуть по кнопке Сервис (Tools) и выберать из списка команду Найти (Search).

Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access: Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules).

Щелкнув на ярлыке мышью, в правой части окна вы откроете список соответствующих объектов. Список объектов может быть представлен четырьмя разными способами (обычными для папок операционной системы Windows): - в виде мелких значков;

В виде крупных значков;

В виде списка;

В виде таблицы.

Переключение этих режимов отображения выполняется с помощью четырех правых кнопок на панели инструментов, расположенной вдоль верхнего края окна.

При представлении объектов в виде значков эти значки можно перетаскивать с помощью мыши и располагать внутри окна базы данных любым удобным образом. Если же вы хотите расположить значки так, чтобы они находились рядом друг с другом, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных. Из контекстного меню выбрать команду Выстроить значки (Line Up Icons).

Представление перечня объектов в виде списка не позволяет располагать значки произвольным образом в окне базы данных, но их можно "перетаскивать" за пределы окна базы данных (это один из способов активизировать объект, например открыть таблицу). Представление в виде таблицы позволяет для каждого объекта посмотреть не только его имя, но и описание (столбец Описание (Description)), дату и время последнего изменения (столбец Дата изменения (Modified)), дату и время создания (столбец Дата создания (Created)), а также тип объекта. При использовании любого вида представления объектов в окне базы данных их можно упорядочить по имени, типу, дате создания и дате изменения. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных. Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons). Из раскрывающегося меню выбрать способ упорядочения: по имени (By Name), по типу (By Type), по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified).

Чтобы объекты в окне базы данных упорядочились автоматически, необходимо

щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных. Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons). В раскрывающемся меню выбрать команду автоматически (Auto Arrange). Перед командой появится метка, свидетельствующая о том, что режим автоматического упорядочения включен.

Чтобы отменить автоматическое упорядочение, необходимо снова выбрать команду автоматически (Auto Arrange) в меню Упорядочить значки (Arrange Icons). Метка команды будет удалена, а режим автоматического упорядочения выключен.

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения (условно, т. к. он несколько различается для разных типов объектов):

для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

для отчета - это режим предварительного просмотра;

для макроса - это действительно режим выполнения;

для модуля этот режим отключен.

Второй режим - это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид (View) или с помощью кнопок на панели инструментов Access.

На панели инструментов окна База данных (Database) слева имеются три основных кнопки: первая кнопка имеет изменяющееся название, в зависимости от того, какой объект выбран. Если выбраны таблица, запрос, форма, страница или группа Избранное (Favorites), кнопка приобретает вид Открыть (Open). Если выбран отчет - Просмотреть (Preview), если макрос или модуль - Запустить (Run). При этом значок рядом с названием соответственно изменяется. Название этой кнопки в каждом варианте наглядно отражает назначение. Bторая кнопка Конструктор (Design) постоянна для всех объектов и предназначена для редактирования ранее созданного объекта. Tретья кнопка Создать (New) имеет постоянное название, но при этом изменяются значки на ней, в соответствии с типом объекта.

Для создания новых объектов можно использовать также специальные ярлыки, включенные в список объектов каждого типа.

Чтобы скопировать или переместить объект, можно воспользоваться стандартными программами копирования/вставки. Например, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена (Clipboard), необходимо сделать одно из двух действий: выделить требуемую таблицу в списке и нажать на кнопку Копировать (Сору) на стандартной панели инструментов База данных (Database). Эта панель отображается на экране, когда активным является окно базы данных.

Чтобы посмотреть свойства объекта, необходимо проделать одну из следующих операций: щелкнуть правой кнопкой мыши на имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Свойства (Properties); выделить объект из списка в окне базы данных и выбрать команду Вид, Свойства (View, Properties) из главного меню Access.

В нем отражается следующая информация:

Тип (Туре) - тип объекта (в данном случае Таблица (Table));

Описание (Description) - описание таблицы, определяемое пользователем;

Создан (Created) - дата создания таблицы;

Изменен (Modified) - дата последнего изменения таблицы;

Владелец (Owner) - владелец (создатель) таблицы;

Атрибуты (Attributes): Скрытый (Hidden) - позволяет скрыть таблицу из окна базы данных, Реплицируемый (Replicated) - позволяет управлять реплицируемо-стью объекта (см. разд. "Репликация баз данных" гл. 15).

Пользователь может изменять в окне свойств только описание таблицы и значения ее атрибутов.

На панели объектов можно размещать также папки, которые содержат ярлыки к различным объектам баз данных. Таким образом, можно объединять разные типы объектов в группы. По умолчанию в этой части панели объектов размещается одна папка - Избранное (Favorites). Щелкнув мышью по папке, можно увидеть список объектов, входящих в данную группу.

Чтобы добавить новую папку на панель объектов, нужно: щелкнуть правой кнопкой мыши на панели объектов и выбрать из контекстного меню команду Новая группа (New Group). В диалоговом окне Новая группа (New Group) ввести имя создаваемой папки и нажать кнопку ОК.

Самый простой способ добавления ярлыка объекта в группу следующий. Необходимо раскрыть список объектов данного типа, найти в нем нужный объект и перетащить его мышью в соответствующую папку на панели объектов. Другой способ добавления объекта в группу: открыть список объектов нужного типа в окне базы данных. Щелкнуть правой кнопкой мыши по нужному объекту и из контекстного меню выберать команду Добавить в группу (Add to Group). Выберать в раскрывшемся меню нужную папку или создайте новую папку, с помощью команды Новая группа (New Group).

Так же как и отдельные объекты базы данных, группы могут удаляться и переименовываться. Ярлыки в группе тоже могут удаляться, переименовываться, копироваться. Осуществляется это с помощью соответствующих команд контекстного меню, которое появляется если щелкнуть правой кнопкой мыши по объекту, который нужно удалить, переименовать или скопировать.

При работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат. Access 2002 позволяет решить эту проблему стандартным способом - путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access 2002 может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные. Однако Access является в этом смысле уникальной системой, т. к. она имеет еще один способ использования данных, которые хранятся в других форматах. Система позволяет присоединять таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access и работать с ними в исходном формате. После создания связи базы данных с внешней таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т. е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access. При этом другие пользователи могут использовать файл таблицы в своих приложениях.

Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML.

Типы файлов, данные из которых могут быть импортированы в базу данных Access или которые могут быть связаны с базой данных Access. Можно увидеть их, если в меню Файл (File) выберать команду Внешние данные, Импорт (Get External Data, Import), а затем щелкнуть мышкой по расширению поля Типы файлов (Files of type) в диалоговом окне Импорт (Import). Форматы, в которые можно экспортировать данные из базы данных Access. Их можно увидеть, если в меню Файл (File) выбрать команду Экспорт (Exort) и затем щелкнуть кнопкой мыши по расширению поля Типы файлов (Files of type).

2. Работа с таблицами

Таблицы - основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим - режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы. Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

· дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

· выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой.

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

Рис. 1.1. Создание таблицы в режиме конструктора

Рис.1.2. Таблица Телефоны

3. Анализ содержимого таблиц для создания связей

Анализатор выявляет повторяющиеся данные и помогает скопировать их в новую связанную таблицу. Далеко не в каждой таблице понадобится производить модификацию, однако лишний раз провести анализ никогда не помешает. Кроме того, пользователи, пока что не уверенные в своих знаниях и способностях, могут доверить анализатору создание упорядоченных таблиц. Для того чтобы проанализировать таблицу, следует выполнить такие действия.

1. Выберите команду Сервис>Анализ>Таблица.

2. В первом окне мастера приведены варианты описания проблем, связанных с возможным дублированием данных. Просмотрите представленные там примеры и щелкните на кнопке Далее.

3. В следующем окне даны примеры разделения анализатором таблиц. Ознакомьтесь с каким-либо примером и щелкните на кнопке Далее.

4. Выберите для анализа таблицу и щелкните на кнопке Далее.

5. Безусловно, хотелось бы, чтобы мастер львиную долю работы выполнил самостоятельно. Поэтому позволим ему выбирать поля, которые будут перенесены в новую таблицу, активизировав переключатель Да, разделение полей выполняется мастером. Щелкните на кнопке Далее.

6. В следующем окне, отображается предлагаемая мастером схема разделения таблицы. На данный момент таблицы не связаны между собой.

7. Можно было бы завершить выполнение задачи, однако имеет смысл продолжить знакомство с анализатором. База данных имеет нормальную структуру - не хватает лишь связи между двумя таблицами.

8. Необходимо открыть окно Таблицы и щелкните в нем на кнопку Переименовать таблицу. Ввести название и щелкнуть на кнопку ОК.

9. Переименуйте окно Таблица, после чего щелкните на кнопку Далее.

10. Теперь появилась возможность установить первичный ключ повторно. Мастер предложит добавить к таблице поле автоматически присваиваемого уникального кода записи и использовать его в качестве первичного ключа. Однако для таблицы первичный ключ не указывается, поэтому придется сделать это самостоятельно. Выберите в списке поле Имя и щелкните на кнопке Ключевое поле. Рядом с полем появится значок с изображением ключа. Щелкните на кнопке Далее.

11. В последнем окне мастер предложить создать запрос. Необходимо выберать переключатель Нет, запрос создавать не нужно. Кроме того, можно снять флажок Вывести справку по работе с новой таблицей или запросом, иначе придется закрывать еще одно окно. Щелкниуть на кнопку Готово.

Рис. 1.3. Формы (главная и подчиненная)

4. Создание и печать отчетов

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это мож-но сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox), идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

· На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report.

· В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).

· В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.

· Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите название нового отчета (например: Мой отчет) и нажмите кнопку ОК.

Есть еще один вариант сохранения отчета: с помощью команды меню Файл, Сохранить как (File, Save As). Этой командой отображается диалоговое окно Сохранение (Save As) . Введите имя отчета и, прежде чем нажать кнопку ОК, убедитесь, что в раскрывающемся списке Как (As) этого окна выбран элемент Отчет (Report). Выбранный элемент определяет то, как будет сохранен новый отчет, точнее, в виде какого объекта базы данных Access. Дело в том, что в новой версии Access 2002 появилась возможность сохранить отчет в виде другого объекта базы данных - страницы доступа к данным. Сделать это позволяет другой элемент раскрывающегося списка Как - элемент Страница доступа к данным (Data Access Page).

Рис. 1.4. Пример построения отчета

5. Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций. В Microsoft Access существует несколько видов запросов: запросы к серверу, которые используются для выборки данных с сервера; запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи; запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц; запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи); запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком - фильтр.

Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо:

· В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries).

· В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard) или нажать на кнопку Создать (New) в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать Простой запрос (Simple Query Wizard) и нажать на кнопку ОК.

· В появившемся окне Создание простых запросов (Simple Query Wizard) в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

· С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля (Selected Fields). Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

· Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса в поле Задайте имя запроса (What title do you want to your query?) и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information) или Изменить макет запроса (Modify the query design).

· При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? (Display Help on working with the query) для вывода справочной информации по работе с запросами.

· Нажать на кнопку Готово (Finish).

По окончании работы Мастера простых запросов в зависимости от выбора способа дальнейшей работы с запросом откроется или окно запроса в режиме просмотра, или окно Конструктора запросов, в котором можно модифицировать запрос.

Рис.1.5. Построение запроса

6 . Макросы

С их помощью макросов можно существенно расширить функциональные возможности создаваемого вами приложения и настроить его на нужды конкретных пользователей.

С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access из тех, которые были описаны в предыдущих главах.

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.

Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows, такие как перетаскивание объектов из окна База данных (Database) в специальное окно - Конструктор макросов (Macro Design), выбор действия из списка и ввод выражений в качестве аргументов макрокоманды. Поэтому, если очень не хочется изучать синтаксис языка VBA или это представляется слишком трудным, смело применяйте макросы, и вы получите достаточно функциональное приложение.

Основное назначение макросов - это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных (Database), наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. д.

Рис. 1.6. Настройка параметров запуска

Заключение

По сути, Access - это всего лишь инструмент. Его использование, конечно же, делает наш труд, а следовательно, и нашу жизнь немного легче. Поэтому надо помнить, что база данных должна служить для выполнения четко оговоренных задач - лишь при этом условии она поможет повысить эффективность работы вне зависимости от того, о каком виде деятельности идет речь.

Однако возможности базы данных не ограничиваются хранением информации. Профессионально разработанная база позволяет сохранить достоверность данных и обеспечить эффективный, быстрый и удобный доступ к ним. В такой базе не будет места для беспорядка и путаницы.

Основной принцип, на котором основаны системы реляционных баз данных, - это создание связей между таблицами. Связи помогают найти данные одной таблицы с помощью другой, а функция обеспечения целостности данных позволяет предотвратить случайное изменение или удаление данных.

Разработка структуры базы данных может стать серьезным испытанием, которого пытаются избежать многие пользователи, о чем непременно сожалеют впоследствии. Лишь некоторые, наиболее талантливые и одаренные специалисты пропускают этот этап, умудряясь создавать эффективные приложения базы данных. Даже если представленные в этой главе сведения вам не покажутся интересными, не забывайте, что разработка структуры базы данных - очень важная задача.

Список использованных источников

Александр Старшинин Microsoft Office одним взглядом., Санкт - Петербург, 2007 г.

Эд Ботт Microsoft ХР., БИНОМ, Москва, 2006 г.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

Высшего, среднего профессионального образования

«Дальневосточный федеральный университет»

Филиал в г. Дальнереченске

Университет ДВГТУ

по дисциплине «Информационные технологии»

Специальность 080502.65 «Информационные системы (по отраслям)»

на тему «Описание программы Access»

Выполнил студент: гр. ДР-1211

А.А. Барбуца

Проверил доцент:

Максименко Е.А.

Дальнереченск 2013

• Введение
• 1. Access
• 1.1 Что предлагает Access
• 1.2 Контекстно-зависимая справка и Office Assistant
• 3. Формы и отчеты WYSIWYG
• 4. Графики и диаграммы
• 4.1 Возможности DDE и OLE
• 5. Доступ к Internet
• 6. Встроенные функции
• 8.1 Информация для пользователей электронных таблиц
• 8.3 Этапы проектирования базы данных
• 8.4 Работа с таблицами
• Заключение
• Литература

Введение

Рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. В частности:

Access -- система управления базами данных (СУБД).

Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.

Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

Применение Access 97 для размещения форм Access в виде документов HTML на Web-страницах и обмена данными с узлами Internet/Intranet.

Поддержка в Access механизма Запроса по образцу (Query by Example -- QBE), обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access.

Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access.

Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access 97 (далее -- просто Access) -- это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

access макрос программирование

Access --это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access-- мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта-- детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой.

Аксес позволяет

· хранить и обрабатывать данные;

· легко подготавливать отчеты;

· контролировать правильность данных на стадии их ввода;

· создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс);

· работать с базой данных нескольким пользователям одновременно (очень удобно, когда данные хранятся в одном месте и актуальны: при внесении новых данных изменения доступны всем пользователям базы);

· создать недорогой и гибкий бизнес-инструмент

o на создание ядра базы данных может потребоваться несколько часов

o создание такого инструмента необходимо, если растет количество используемых файлов эксель

o создание самого простого варианта обойдется недорого (от 100$, а эффект от внедрения базы данных виден сразу)

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding -- связывание и внедрение объектов) в Windows 95 и компонентах Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator.

При всем этом Access -- не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE.

Система Access -- это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

1.1 Что предлагает Access

1.Настоящая реляционная модель баз данных

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

1. 2 Контекстно-зависимая справка и Office Assistant

Организация справочной системы фирмы Microsoft -- по-прежнему лучшая в отрасли, причем как для новичков, так и для опытных пользователей. В Access предусмотрена контекстно-зависимая справка, для получения которой достаточно нажать , и на экране сразу же появится справочная информация по тому вопросу, который интересует пользователя в текущий момент. При этом можно легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу предыдущих обращений и закладкам.

В Access 97 компания Microsoft ввела Office Assistant (ассистента) и Screen Tips (всплывающие подсказки). Всплывающие подсказки содержат короткие объяснения чего-либо. В системе предусмотрена целая галерея из десяти возможных персонажей ассистентов (выбрать можно любого во своему вкусу). Если ассистент вам надоест, можете его отключить.

2. Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов

Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.

Связывание (ранее именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access.

3. Формы и отчеты WYSIWYG

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get -- что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов -- очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. 4.Многотабличные запросы и отношения

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов.

Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

4. Графики и диаграммы

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

4. 1 Возможности DDE и OLE

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange -- динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding -- связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объект. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel.

5. Доступ к Internet

В Access теперь предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access 97 с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их

6. Встроенные функции

Access содержит свыше ста функции (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

7. Макросы: программирование без программирования

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач обработки данных.

8. Модули: Visual Basic for Applications программирование баз данных

Access-- это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA (ранее известный как Access Basic) реализует объектно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически все, что только можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования. Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DLL) операционных систем Windows 95 и Windows NT.

8.1 Информация для пользователей электронных таблиц

Опытный пользователь Excel (или 1-2-3) заметит, что Access и Excel во многом похожи. Во-первых, обе эти программы -- продукты Windows, поэтому ему должны быть уже привычны соглашения Windows, которые будут использоваться и при работе с Access. Внешний вид таблиц и запросов Access соответствует внешнему виду электронных таблиц и носит название таблицы данных (datasheet). Размеры строк и столбцов таблиц можно изменять точно так же, как и в рабочих листах Excel. По сути дела, режим ввода данных в Access 97 соответствует режиму ввода данных Excel. Нужно просто ввести данные и определить заголовки столбцов; все остальное Access сделает автоматически.

Access, как и Excel, поддерживает режим WYSIWYG и работу с графическим приложением Microsoft Graph. Таким образом, у пользователя всегда есть возможность создавать в обеих системах однотипные диаграммы. Кроме того, в Access входит мастер диаграмм, аналогичный используемому в Excel.

Как и в Excel, в Access 97 предусмотрен мастер сводных таблиц; по сути, с его помощью можно создавать сводные таблицы Excel: информацию из баз данных Access можно легко переносить в таблицы Excel. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс. (Если читателю приходилось использовать меню Excel для формирования запросов и критериев сортировки данных, значит, эти понятия ему уже знакомы.) Словом, система Access 97 функционально совместима со всеми продуктами Office 97.

8.2 Проектирование базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

8. 3 Этапы проектирования базы данных

1. Определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать

2. Разработайте на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

3. Определите необходимые в таблице поля.

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

4. Задайте ключевое поле. Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5. Определите связи между таблицами

6. Еще раз просмотрите структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

7. Добавьте данные и создайте другие объекты базы данных.

8. Используйте средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

8.4 Работа с таблицами

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Товары" содержит сведения только о товарах, а таблица "Поставщики" - только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы ("поля") и в строки ("записи").

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце "Имя поля".

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец "Тип данных", нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка.

Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля. Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка.

Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.

Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

Заключение

Мы познакомились с кратким курсом работы в ACCESS.

Литература

9. Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук Access 2010 для чайников = Access 2010 For Dummies. -- М.: «Диалектика», 2010. -- С. 384. -- ISBN 978-5-8459-1707-2

10. Элисон Балтер Microsoft Office Access 2007: профессиональное программирование = Alison Balter"s Mastering Microsoft Office Access 2007 Development. -- М.: «Вильямс», 2008. -- С. 1296. -- ISBN 978-5-8459-1505-4

11. Майкл Грох, Джозеф Стокман, Гэвин Пауэлл Microsoft Office Access 2007. Библия пользователя = Microsoft Office Access 2007 Bible. -- М.: «Диалектика», 2008. -- С. 1200. -- ISBN 978-5-8459-1485-9

12. Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук, Джон Кауфельд, Microsoft Office Access 2007 для «чайников» / Пер. с англ. -- М.: 2007. -- 384 стр. с ил., Издательство «Диалектика».

13. Джон Кауфельд, Microsoft Office Access 2003 для «чайников» / Пер. с англ. -- М.: 2006. -- 320 стр. с ил., Издательство «Диалектика».

14. Мэтью Мак-Дональд Access 2007. Недостающее руководство = Access 2007 The missing manual. -- СПб.: «БХВ-Петербург», 2007. -- С. 784

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Проектирование базы данных с использованием комплекса программных и языковых средств Microsoft Access. Модель данных, доступ к ним. Назначение, основные возможности и версии Access. Запуск программы; окно базы данных, формы для их ввода и редактирования.

курсовая работа , добавлен 30.12.2014


Модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных. Таблицы, запросы, отчеты и экранные формы в Microsoft office Access 2007. Проверка корректности данных при вводе. Доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

курсовая работа , добавлен 06.06.2013


Напівфункціональна мова програмування, складова частина Access - Visual Basic for Applications (VBA). Створення коду VBA за допомогою майстрів елементів управління. Модулі, створення процедур обробки подій. Редагування у вікні модуля, аргументи процедури.

реферат , добавлен 31.08.2009


Рассмотрение интерактивной реляционной системы управления базами данных Microsoft Access. Графические возможности программы; создание таблиц, запросов, формуляров, отчетов, макросов и модулей. Сравнительная характеристика баз данных Clipper и Access.

курсовая работа , добавлен 22.01.2013


Работа в Microsoft Access, выделение фамилий и количества преподавателей мужского и женского пола со стажем работы более 10 лет. Общий вид текста SQL-запроса. Работа с электронными таблицами в Microsoft Excel. Результаты расчета зарплаты в Access и Excel.

курсовая работа , добавлен 21.12.2013


Microsoft Access как система управления базами данных (СУБД), ее предназначение. Организованная структура для хранения данных. Типы данных при работе с Microsoft Access 2003 и Microsoft Access 2007. Проектирование баз данных и построение ER-диаграммы.

контрольная работа , добавлен 10.10.2010


Создание моделей данных, основных таблиц с помощью конструктора таблиц, связей между таблицами, форм для заполнения таблиц, запросов на выборку данных, отчетов для вывода на печать и начальной кнопочной формы. Основные объекты Microsoft Access.

контрольная работа , добавлен 18.03.2012


Запуск приложения Access. Сохранение базы данных в формате Microsoft Access. Алгоритм создания пользовательской маски ввода. Заполнение и установка связей между таблицами. Сортировка и фильтрация записей. Интерфейс окна базы данных. Работа с полями OLE.

контрольная работа , добавлен 29.06.2015


Общие понятия реляционного похода к базам данных. Разработка программы для автоматизации функций руководителя салона сотовой связи. Детализация бизнес-процессов. Интерфейс для работы пользователя. Тестирование разработанной информационной системы.

курсовая работа , добавлен 26.06.2012


Анализ основных возможностей программы Microsoft Access. Особенности использования форм для ввода и редактирования данных, а также кнопок управления для перехода из одного уровня Меню в другой. Характеристика проектирования многотабличных баз данных.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

Хабаровск 2011

Основы работы с СУБД Microsoft Access 2007: методические указания по выполнению лабораторной работы для бакалаврантов 1-го курса всех направлений очной формы обучения / сост. Л. В. Самойлова. – Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2011. – 32 с.

Рецензент Д. В. Тимошенко, канд. техн. наук, доцент кафедры ДВС ТОГУ

Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве методических указаний для бакалаврантов 1-го курса всех специальностей очной формы обучения

Людмила Викторовна Самойлова

Основы работы с СУБД Microsoft Access 2007

Методические указания по выполнению лабораторной работы для бакалаврантов 1-го курса всех направлений очной формы обучения

Редактор Г.С. Одинцова

_____________________________________________________________

Подписано к печати Формат 60х84/16.

Бумага писчая. Цифровая печать. Усл.п.л. 1,9. Уч.-изд.л. 1,3.

Тираж 100 экз. Заказ №___________________

_______________________________________________________________

680042, г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ

© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2011

Основные понятия

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных.

Под базой данных принято понимать совокупность логически организованных и взаимосвязанных данных, совместно используемых различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы.

Программное обеспечение, осуществляющее операции над базами данных, получило название СУБД – система управления базами данных . СУБД позволяет структурировать, систематизировать и организовывать данные для их компьютерного хранения и обработки.

СУБД – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями.

Программа Microsoft Access 2007 представляет собой систему управления базами данных. Она входит в состав Microsoft Office Professional 2007, что обеспечивает её связь с другими офисными приложениями (тестовый редактор Word, программа для работы с таблицами Excel). Используя СУБД Microsoft Access, можно легко хранить и обрабатывать большие объёмы информации, контролировать правильность данных на стадии их ввода, извлекать из базы данных нужные сведения, подготавливать отчёты, создавать формы для более удобной работы с данными. Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей. Microsoft Acсess обладает огромными возможностями, и в то же время для начала работы и создания собственной базы данных достаточно освоить лишь несколько простых операций.

Программа Microsoft Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation – отношение). Это означает, что база данных в Access состоит из взаимосвязанных таблиц.

Таблица базы данных – это обычная таблица, состоящая из строк и столбцов.

Столбцы таблицы называются полями (атрибутами) . В них хранятся атрибуты объекта. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя и содержит строго определённый тип данных.

Строки таблицы называются записями (кортежами). Запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих определённые сведения об объектах. Каждая запись содержит информацию об одном объекте. Строки следуют в произвольном порядке и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам ).

Ключ – это поле, по которому производится связывание таблиц.

Ключ может быть простым и составным. Ключ, определённый по одному полю таблицы, называется простым . Если ключ состоит из двух и более атрибутов, его называют составным .

Ключ может быть первичным и внешним. Первичный ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Это значит, первичный ключ должен определять единственную запись (строку) в таблице, то есть быть уникальным.

Внешний ключ – это атрибут одного отношения, являющийся первичным ключом другого отношения. Внешние ключи используются для организации связей между таблицами базы данных (главной и подчинённой) и для поддержания ограничений ссылочной целостности данных.

Для заполнения таблиц информацией можно вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы, создать форму для ввода данных или импортировать данные из внешних источников. Для поиска, отбора, сортировки данных можно создать запросы , а для наглядного представления данных и вывода на печать – отчёты .

Пользовательский интерфейс Microsoft Access 2007

Для запуска программы Microsoft Access 2007 можно использовать любой из стандартных для Windows способов:

Нажать кнопку Пуск , в открывшемся меню выбрать последовательно пункты Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007 .

Дважды щёлкнуть кнопкой мыши на ярлыке программы на рабочем столе или в панели быстрого запуска.

Дважды щёлкнуть кнопкой мыши на файле существующей базы данных. Сразу после запуска эта база данных будет открыта для работы.

При запуске программы появляется окно Приступая к работе с Microsoft Office Access (рисунок 1), которое позволяет быстро перейти к работе с конкретной базой данных.



Рисунок 1 – Начальное окно Microsoft Access 2007

Если база данных уже была создана, то её можно открыть, щёлкнув кнопкой мыши на её названии в области Открыть последнюю базу данных .

Если нужной базы данных нет в списке, щёлкнуть на ссылке Другие . На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла. В этом окне выбрать файл базы данных и нажать кнопку Открыть .

Кроме того, можно воспользоваться кнопкой в левом верхнем углу окна, в появившемся меню выбрать пунктОткрыть , а затем выбрать файл в стандартном окне Windows.

Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением: Часть содержимого базы данных отключена . Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК .

Для создания базы данных можно воспользоваться шаблоном или самостоятельно разработать базу данных.

В программе Microsoft Access 2007 имеется ряд наиболее распространённых шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется Приступая к работе . Шаблоны можно использовать для решения типичных задач или для учебных целей, поскольку в их состав входят таблицы, готовые отчёты, запросы и формы для ввода информации.

Если необходимо самостоятельно разработать структуру базы данных, создать таблицы и ввести данные, то вначале необходимо создать пустую базу данных.

Каждая база данных хранится в файле с расширением.accdb . В этом файле также хранятся все отчёты, запросы, формы ввода данных и другие объекты, созданные для этой базы.

В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. Новый дизайн упрощает нахождение нужных элементов управления и делает работу с программой более простой и комфортной.

Основные элементы главного окна показаны на рисунке 2.

Кнопка Office

Строка заголовка

Панель быстрого доступа



Панель быстрого доступа

Область переходов

Вкладки документов

Строка состояния

Рисунок 2 – Главное окно Microsoft Access 2007

Работа с таблицами

Именно в таблицах хранится вся информация, содержащаяся в базе данных.

Мы не будем использовать шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.

Для создания и редактирования таблиц предназначены два режима.

Режим таблицы (рисунок 3) предназначен для ввода, просмотра и редактирования записей.



Рисунок 3 – Режим таблицы

Режим конструктора таблицы (рисунок 4) предназначен для настройки свойств полей, таких как тип данных, значение по умолчанию, список возможных значений, маска значений и многих других.



Рисунок 4 – Конструктор таблицы

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Вид , которая находится на ленте, на вкладках Главная, Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева). Кнопка меняет свой внешний вид. В режиме таблицы она выглядит так:
, а в режиме конструктора так:
.

Работа с таблицей начинается с её создания:

сразу ввести данные в режиме таблицы. При этом программа Access автоматически добавляет в таблицу необходимое количество полей и определяет типы данных для этих полей. Так, если введены буквы, полю будет присвоен тип данных Текстовый , если цифры – Числовой . Затем при необходимости можно настроить свойства полей в режиме конструктора. Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей;

вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, а затем ввести информацию. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует больших затрат времени. Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.);

можно создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона. Для этого откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Шаблоны таблиц . В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет её в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, можно редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.;

при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.

Задание 1

Допустим, что мы решили автоматизировать обработку информации о сдаче экзаменационной сессии в группе. Для этого создадим базу «Группа».

Создаваемая база данных должна содержать следующую информацию:

Информацию о студентах, которую будем хранить в таблице «Студенты».

Данные об их успеваемости, которые занесём в таблицу «Сессия».

Для создания собственной базы данных выполните следующие действия.



Рисунок 5 – Создание собственной базы данных

Нажмите кнопку Создать . Откроется новая база данных с единственной пустой таблицей, и программа перейдёт в режим редактирования таблицы (рисунок 6).



Рисунок 6 – Создание таблицы в режиме таблицы

При создании пустой таблицы в ней уже существует поле Код с типом данных Счётчик . Это первичный ключ, и в нём будет указан уникальный идентификатор записи. Выделив двойным щелчком слово Код , введите новое имя поля: № зачётной книжки . Переведите курсор в соседнее поле с надписью Добавить поле, дважды щёлкните в области имени поля и введите его имя: Фамилия . Аналогично добавьте поля: Имя, Отчество, ДатаРождения, Пол, Группа, Бюджет.

Перейдите в режим конструктора. При этом СУБД попросит сохранить таблицу. В поле Имя таблицы введите Студенты . В режиме конструктора задайте следующие свойства полей:

№ зачётной книжки – ключевое поле, текстовый, размер поля – 4 (символов), обязательное поле – да, пустые строки – нет.

Фамилия – текстовый, размер поля – 15.

Имя – текстовый, размер поля – 15.

Отчество – текстовый, размер поля – 15.

ДатаРождения – дата/время, формат поля – краткий формат даты.

Пол – текстовый, размер поля – 1.

Группа – текстовый, размер поля – 8.

Бюджет – л огический, формат поля – да/нет.




Номер зачётной книжки – текстовый, размер поля – 4, мастер подстановок.

Дисциплина – текстовый, размер поля – 20, мастер подстановок.

Оценка – числовой, размер поля – байт.

Использование Мастера подстановок

Подстановкой называется список возможных значений поля. Если для поля создана подстановка, то значение поля можно выбрать из этого списка, вместо того чтобы вводить вручную.

Источником значений для подстановки может быть таблица, запрос или созданный фиксированный (статический) список. Так, для поля Номер зачётной книжки таблицы Сессия удобно создать подстановку на основе поля № зачётной книжки таблицы Студенты . В этом случае при вводе информации о студентах запоминать номера зачётной книжки не придется, а при добавлении новой записи в таблицу Студенты подстановка будет автоматически пополнена. Для создания подстановки удобно использовать Мастер подстановок .

В режиме конструктора выберите в списке полей поле Номер зачётной книжки . Щёлкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных этого поля. В правой части ячейки нажмите кнопку и в появившемся списке выберите значениеМастер подстановок . На экране появится окно Создание подстановки Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее . Выберите таблицу Студенты и нажмите Далее . Кнопкой
выберите поле№ зачётной книжки и нажмите кнопку Далее три раза, а затем Готово . Перед созданием связи с таблицей – источником данных для подстановки – программа выведет панель-предложение сохранить текущую таблицу. Нажмите кнопку Да, присвоив таблице имя Сессия . На вопрос Ключевые поля не заданы ответить Нет.

Для создания списка подстановки в поле Дисциплина щёлкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных этого поля. В правой части ячейки нажмите кнопку и в появившемся списке выберите значениеМастер подстановок . Установите переключатель в положение Будет введён фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее . Щёлкните кнопкой мыши в первой ячейке первого столбца и введите название дисциплины, которую сдавали в экзаменационную сессию. Нажмите клавишу Tab для перехода к следующей ячейке. Введите таким образом весь список дисциплин для подстановки (3 – 4 записи). Подберите ширину столбцов в подстановке так, чтобы все значения отображались полностью. Нажмите кнопку Далее , а затем кнопку Готово .

Закройте таблицу, сохранив изменения.

Установка связей между таблицами

Связь между двумя таблицами организуется посредством общих полей этих таблиц, которые называются ключевыми. В нашем задании общими полями являются поле № зачётной книжки таблицы Студенты и поле Номер зачётной книжки таблицы Сессия . Таким образом, каждая запись таблицы Сессия ссылается на какую-либо запись таблицы Студенты .

На этом принципе организации связи между таблицами и построены реляционные базы данных. Это позволяет извлекать информацию одновременно из нескольких таблиц, а также избежать дублирования сведений.

Кроме того, если одна таблица ссылается на другую, то первая таблица называется главной (как таблица Студенты ), а вторая – подчинённой (как таблица Сессия ).

В реляционной базе данных существует два вида ключевых полей: первичный ключ и внешний ключ. Для идентификации записей в таблице используется первичный ключ – поле или набор полей таблицы, чьи значения однозначно определяют запись. Соответственно значения первичного ключа должны быть уникальны, то есть в таблице не должно быть двух строк с одинаковыми значениями первичного ключа. В нашем задании первичным ключом является поле № зачётной книжки таблицы Студент.

Внешним ключом называется поле подчинённой таблицы, содержащее значения первичного ключа родительской таблицы. Так, поле Номер зачётной книжки таблицы Сессия является внешним ключом. Таким образом, связи между таблицами организуются с помощью ключевых полей. При этом имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, размер поля, а главное – значения.

Связь устанавливается в окне Схема данных, которое открывается командой Схема данных , расположенной на вкладке Работа с базами данных . Для добавления таблиц необходимо выполнить команду Отобразить таблицу вкладки Конструктор, добавить таблицы и закрыть окно.

Для установления связи между таблицами следует перетащить ключевое поле главной таблицы на соответствующее поле подчинённой таблицы. Access автоматически определяет по выбранным полям тип связи между таблицами (в нашем задании установлен тип отношения один-ко-многим ). Следует включать поддержку целостности данных с помощью флажка Обеспечение целостности данных . Если включён режим обеспечения целостности данных, то становятся доступными параметры: и Каскадное удаление связанных записей (рисунок 7). Желательно, чтобы опция Каскадное обновление связанных полей была включена, тогда корректность вводимых данных в таблицу Сессия будет сохранена, то есть, если создаваемая запись ссылается на несуществующую запись главной таблицы (во внешнем ключе создаваемой записи введено значение, отсутствующее в первичном ключе), то Access уведомит о невозможности сохранения такой записи.



Рисунок 7 – Создание связей

Кнопка Создать завершает установление связи (рисунок 8).



Рисунок 8 – Установлена связь один-ко-многим между таблицами Студенты и Сессия

Задание 2

Установить связь между таблицами Студенты и Сессия .

Создание форм

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки которых расположены на вкладке Создание .

Кнопка Форма используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы (рисунок 9).

Рисунок 9 – Создание формы для ввода данных по одной записи за раз

При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. Однако при переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора.

Более предпочтительна форма, созданная с помощью команды Разделённая форма , которая позволяет видеть на экране данные уже введённые в таблицу и поля для ввода (рисунок 10).



Рисунок 10 – Команда создания Разделённой формы

Команда Несколько элементов позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.