Эксель нюансы. Копирование без нарушения форматов. Восстановление несохраненных файлов в Excel

Excel - не самая дружелюбная программа на свете, но очень полезная.

Вконтакте

Однокласники

Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. Используя советы Excel-гуру, можно научиться сравнивать прайс-листы, прятать секретную информацию от чужих глаз и составлять аналитические отчёты в пару кликов.

1. Супертайный лист

Допустим, Вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом - кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на «Скрыть» (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку.

Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:- Нажмите ALT+F11.- Слева у Вас появится вытянутое окно.- В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.- В нижней части в самом конце списка найдите свойство Visible и сделайте его xlSheetVeryHidden.

Теперь об этом листе никто, кроме Вас, не узнает.

2. Запрет на изменения задним числом

Перед нами таблица с незаполненными полями «Дата» и «Кол-во». Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?

Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт «Данные»
.- Нажмите на кнопку «Проверка данных». Появится таблица.
- В выпадающем списке «Тип данных» выбираем «Другой».
- В графе «Формула» пишем =А2=СЕГОДНЯ().
- Убираем галочку с «Игнорировать пустые ячейки».
- Нажимаем кнопку «ОК». Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись.
- Также можно запретить изменять цифры в столбце «Кол-во».

Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.

3. Запрет на ввод дублей

Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор.

В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.

Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.
- Во вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных».
- Во вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Другой».
- В графе «Формула» вбиваем =СЧЁТ ЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1.
- В этом же окне переходим на вкладку «Сообщение об ошибке» и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты.- Нажимаем «ОК».

4. Выборочное суммирование

Перед Вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у Вас разные товары на определённые суммы.

Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у Вас крабового мяса (Boston Crab Meat).

В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.
- В ячейку G5 - название продукта Boston Crab Meat
.- Встаёте на ячейку G7, где у Вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу {=СУММ((С3:С21=G4)*(B3:B21=G5)*D3:D21)}.

Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.

Сначала вводим {=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.
- Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.
- Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.
- Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.

5. Сводная таблица

У Вас есть таблица, где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер.

Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, Вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов.

Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы.

Чтобы создать такую таблицу, Вам нужно:

Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».
- В появившемся окне нажать «ОК».
- Появится окошко, в котором Вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие Вас данные.

6. Товарный чек

Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.

Выделяем ячейку C7.
- Вводим =СУММ(.
- Выделяем диапазон B2:B5.
- Вводим звёздочку, которая в Excel - знак умножения.
- Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).
- Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

7. Сравнение прайсов

Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у Вас есть два прайса, и Вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года.

Часть товаров в них не совпадает - вот как узнать, что это за товары.

Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса.
- Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.
- В меню выбираем «Данные» - «Фильтр» - «Расширенный фильтр».
- В появившемся окне отмечаем три вещи:
а) скопировать результат в другое место;
б) поместить результат в диапазон - выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4;
в) поставьте галочку на «Только уникальные записи».

Нажимаем кнопку «ОК» и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей.
- Удаляем первоначальный список товаров.
- Добавляем колонки для загрузки значений прайса за 4 и 11 мая и колонку сравнения.
- Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу.
- Осталось автоматически загрузить в колонки «4 мая» и «11 мая» значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр)

.- «Искомое_значение» - это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию.
- «Таблица» - это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа.
- «Номер_столбца» - это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них.
- Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой Вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована - пишете ЛОЖЬ.
- Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).
- В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том, и в другом прайсе.

Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.

8. Оценка инвестиций

В Excel можно посчитать чистый дисконтированный доход (NPV), то есть сумму дисконтированных значений потока платежей на сегодняшний день.

В примере рассчитана величина NPV на основе одного периода инвестиций и четырёх периодов получения доходов (строка 3 «Денежный поток»).

Формула в ячейке B6 вычисляет NPV с помощью финансовой функции: =ЧПС($B$4;$C$3:$E$3)+B3.
- В пятой строке расчёт дисконтированного потока в каждом периоде находится с помощью двух разных формул.
- В ячейке С5 результат получен благодаря формуле =C3/((1+$B$4)^C2) (картинка 2).
- В ячейке C6 тот же результат получен через формулу {=СУММ(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))}.

9. Сравнение инвестиционных предложений

В Excel можно сравнить, какое из двух предложений об инвестировании выгоднее.

Для этого нужно выписать в два столбца требуемый объём инвестиций и суммы их поэтапного возврата, а также отдельно указать учётную ставку инвестирования в процентах.

С помощью этих данных можно вычислить чистую приведённую стоимость (NPV).

В свободную ячейку нужно ввести формулу =npv(b3/12,A8:A12)+A7, где b3 - учётная ставка, 12 - число месяцев в году, A8:A12 - столбец с цифрами поэтапного возврата инвестиций, A7 - необходимая сумма вложений.
- По точно такой же формуле рассчитывается чистая приведённая стоимость другого инвест-проекта.- Теперь их можно сравнить: у кого больше NPV, тот проект выгоднее.

В Microsoft Excel можно работать проще и быстрее. В программе много малоизвестных функций и команд, которые значительно облегчат работу даже уверенному пользователю. Сложные и рутинные подсчеты в Excel можно выполнять, задавая команды одним кликом вместо пяти.

Мгновенное заполнение

Эта функция точно есть в Excel 2013 года. К примеру, в списке с полными ФИО нужно сократить имена и отчества. Например: из Алексеев Алексей Алексеевич в Алексеев А. А. Для этого в соседнем столбце необходимо прописать 2-3 строчки таких сокращения вручную, а дальше программа предложит автоматически повторить действия с оставшимися данными – потребуется просто нажать enter.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Можно экономить время, переводя ячейки из строки в столбец в 3 шага вместо долгого рутинного переписывания:

Выделить область
Скопировать данные
Правой кнопкой мыши нажать на ячейку, куда должны переместиться данные, в появившемся окне выбрать значок «Транспонировать»

В старых версиях Excel такого значка нет, зато эта команда выполняется с помощью нажатия комбинации клавиш ctrl + alt + V и выбора функции «транспонировать» . И такими несложными движениями мыши в руке столбцы и строки меняются местами.

Условное форматирование

Что-то вроде диаграммы, только показатели находятся не в соседней ячейке, а прямо на фоне данных. Эту функцию включают, чтобы выделить некоторые данные в таблице.

Например, учитель в школе делает таблицу средней успеваемости каждого ученика. Тогда условное форматирование прямо внутри ячеек с оценками построит «график», на котором будут выделены средние баллы каждого ученика, к примеру, от низкого к высокому. Или же выделит ячейки, в которых средний балл, например, ниже или выше 6. Параметры могут быть разными.

Чтобы функция заработала, нужно открыть вкладку «Главная» , выделить поле с ячейками, в группе инструментов «Стили» найти значок «Условное форматирование» и выбрать подходящий вариант – это может быть гистограмма, цветовая шкала или набор значков. Этой же командой можно самостоятельно установить правила выделения ячеек.

Спарклайны

Нажать «Вставка»
Открыть «Спарклайны»
Выбрать команду «График» или «Гистограмма»
В открывшемся окне указать диапазон с числами и ячейки, в которых должны появиться спарклайны, основанные на этих числах

Макросы

И эта функция создана, чтобы облегчить пользователям жизнь и тяжелые рабочие задачи. Она фиксирует последовательность выполняемых действий, а потом проделывает их автоматически, без чьего-либо участия.

Нужно включить макрос, открыв вкладку «Разработчик» и отыскав на панели инструментов значок «Макрос» , а рядом с ней – похожий значок с красным кружочком в верхнем левом уголке . Если много раз нужно выполнять одно и тоже действие – так запустится запись макроса, и дальше компьютер сделает сам.

Прогнозы

Эта опция неспроста не афишируется разработчиками – она может предсказывать будущее! На самом деле функция может спрогнозировать, посчитать будущие значения на основе уже известных данных, которые уже прописаны. Доступ к ней прост:

Указать не меньше 2 ячеек с исходными данными
Открыть «Данные» – «Прогноз» – «Лист прогноза»
В окошке «Создание листа прогноза» кликнуть на график или гистограмму
В области «Завершение прогноза» установить дату окончания, нажать «Создать»

Заполнить пустые ячейки списка

Это избавит от монотонного ввода одинаковых фраз во множество ячеек. Конечно, можно воспользоваться старым добрым копипастом (копировать ctrl+c, вставить ctrl+v), но, если нужно заполнить не 10 ячеек, а, например, сотню-другую, и местами текст будет разным, – следующая подсказке точно пригодится.

Допустим, есть большущий список дел на всю неделю, и нужно напротив каждой задачи поставить определенный день недели. Не стоит прописывать по 20 понедельников, вторников и пятниц. В столбце ставится каждый день недели на том месте, где должен начаться список дел на этот день. Это должно выглядеть примерно так:

Дальше выделяется столбец с нашими днями недели, во вкладке «Главная» нажимаются кнопки «Найти и выделить» , «Выделить группу ячеек» , «Пустые ячейки» . Потом в первой пустой ячейке нужно поставить знак «=» , стрелкой «вверх» на клавиатуре вернуться к заполненной ячейке (на примере в таблице – «понедельник»). Нажать ctrl+enter . Готово, теперь все пустые ячейки должны заполниться продублированными данными.

Найти ошибки в формуле

Бывает, формула не работает, но причина «поломки» непонятна. Иногда, чтобы разобраться в сложной формуле (где как аргумент функции берутся другие функции) или найти в ней ошибку, нужно вычислить только ее часть. Вот две подсказки:

Часть формулы вычисляется прямо в строке формул. Для этого необходимый участок нужно выделить и нажать F9. Все просто, но есть одно «но». Если забыть вернуть все на место, то есть отменить вычисление функции, и нажать enter – посчитанная часть останется в виде числа.

Кликнуть на «Вычислить формулу» во вкладке «Формулы» . Откроется окно, где можно вычислять формулу пошагово и тем самым найти момент, где появляется ошибка, если она, конечно, есть.

«Умная» таблица

Если у пользователя и MS Excel разное понимание понятия таблицы, это может лишить его многих удобных функций и растянуть время работы. Начерченную карандашом или с помощью границы – программа посчитает обычным набором ячеек. Чтобы данные воспринимались именно как таблица, это поле нужно отформатировать.

Необходимо выделить нужную область, во вкладке «Главная» нажать кнопку «Форматировать как таблицу» . В списке разных форм и цветов вариантов оформления найти подходящий.

Копирование с сохранением форматов

Наверняка с маркером автозаполнения знакомы все. Это маленький черный крестик в правом углу ячейки, который позволяет копировать содержимое или формулу из одной ячейки в несколько других, если потянуть его вниз или в сторону. Так вот, в этом случае копирование может нарушить «внешний вид» таблицы, ведь копируется еще и формат ячейки. Если потянуть за крест и нажать смарт-тег (значок появится внизу справа в скопированном диапазоне), формат не скопируется. Другой вариант – опция «Копировать только значения» , в этом случае дизайн таблицы тоже не будет испорчен.

Удалить пустые ячейки

Быстро расправиться со всеми ненужными пустыми ячейками очень просто:

Выделить столбец
Вкладка «данные»
Нажать «фильтр»

Над столбцами появится стрелка, на которую нужно нажать, а затем в открывшемся меню под цифрами 1-9 поставить галочку напротив пункта «Пустые ячейки» .

Найти отличия и совпадения двух областей

Если нужно быстро найти одинаковые или разные данные в 2-х списках, эту работу Excel проделает сам. Несколько кликов – и программа выделит схожие или отличные элементы:

Необходимо выделить списки (при этом зажать ctrl). Во вкладке «Главная» перейти к кнопке «Условное форматирование» . Дальше нажать «Правила выделения ячеек» – «Повторяющиеся значения» или «Уникальные» . Готово.

Быстрый подбор значений

Известно, какое значение должно получиться «на выходе», но есть неуверенность в исходных числах. Конечно, можно долго подбирать данные и пересчитывать результат вручную, а можно сэкономить силы и время, воспользовавшись функцией подбора параметров.

Открыть «Данные» – «Работа с данными» – «Анализ «что если» – «Подбор параметра»
В область «Установить в ячейке» вставить ссылку на ячейку с нужной формулой
В области «Значение» написать нужный результат формулы
В области «Изменяя значение ячейки» вставить ссылку на ячейку с корректируемым значением и нажать Ок

Быстрое перемещение

В Excel можно мгновенно переместить любые данные: ячейки, строки, столбцы. Последовательность команд такая: выделить нужную область или ячейку, навести курсор на линию границы выделенного поля, чтобы изменился указатель, потом просто перетащить эти данные туда, куда нужно.

Быстро добавить новые значения в диаграмму

Новые данные в уже готовую диаграмму можно поместить просто с помощью обычного копипаста: выделить необходимые значения, скопировать их (ctrl+c ) и вставить в диаграмму (ctrl+v ).

Расширенный поиск

Комбинация ctrl + f , как все знают, ведет в меню поиска, который найдет любую информацию в этой программе. Функция имеет несколько секретов – знаки «?» и «*» включат в поиске настоящего сыщика: с их помощью можно отыскать данные, если нет уверенности в точности запроса. Знак вопроса заменит один неизвестный символ, а астериск (этот знак в простонародье называют звездочкой) – сразу несколько неизвестных.

Когда в куче данных нужно найти именно эти знаки – перед ними ставят значок «~» . Тогда программа не примет их за неизвестные символы.

Восстановление несохраненного файла

На случай наступления конца света.

Для многих пользователей, скорее всего, будет знакома такая ситуация: обрадовались концу рабочего дня настолько, что на заботливый вопрос MS Excel «сохранить последние изменения» кликнули «нет». И труд всех последних часов ушел в небытие. Спасение возможно, надежда есть.

MS Excel 2010. Последовательность команд такая: «Файл» - «Последние» - (кнопка внизу справа).

MS Excel 2013. «Файл» - «Сведения» - «Управление версиями» - «Восстановить несохраненные книги» . И программа откроет тайный мир всех временных копий книг, которые создавались или изменялись, но не были сохранены.

Горячие комбинации клавиш

Неплохую подсказку даст и сам Excel, если нажать клавишу alt. На панели инструментов над разными кнопками появятся буквы. При нажатии на них будут запускаться те или иные функции, это тоже поможет запомнить некоторые горячие клавиши. Также большинство можно найти на официальной странице программы.

За раз такое количество функций и сочетаний не запомнить, но они будут откладываться в памяти сами, если периодически применять некоторые из них, работая с данными. Так существенно ускорится и облегчится вся работа.

Которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов - автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения - тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта , нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert - What If Analysis - Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот подробный обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

ANTHONY DOMANICO. 11 tricks for Excel power users. PCWorld .

Знание этих функций - от сводных таблиц до Power View - поможет вам влиться в ряды специалистов по электронным таблицам.

Пользователи Microsoft Excel делятся на две категории: представителям первой кое-как удается справляться с маленькими табличками, те же, кто относится ко второй, поражают коллег сложными диаграммами, мощным анализом данных и волшебством эффективного применения формул и макросов. Одиннадцать приемов, которые мы рассмотрим в этой статье, помогут вам стать полноправным членом второй группы.

Функция «ВПР» помогает собрать данные, разбросанные на различных листах или хранящиеся в различных рабочих книгах Excel и разместить их в одном месте для создания отчетов и подсчета итогов.

Предположим, вы оперируете товарами, продаваемыми в розничном магазине. Каждому товару обычно присваивается уникальный инвентаризационный номер, который можно использовать в качестве связующего звена для «ВПР». Формула «ВПР» ищет соответствующий идентификатор на другом листе и подставляет оттуда в указанное место рабочей книги описание товара, его цену, уровень запасов и другие данные.

Функция «ВПР» помогает находить информацию в больших таблицах, содержащих, например, перечень имеющегося ассортимента.

Вставьте в формулу функцию «ВПР», указав в первом ее аргументе искомое значение, по которому осуществляется связь (1). Во втором аргументе задайте диапазон ячеек, в которых следует производить выборку (2), в третьем - номер столбца, из которого будут подставляться данные, а в четвертом введите значение ЛОЖЬ, если хотите найти точное соответствие, или ИСТИНА, если нужен ближайший приблизительный вариант (4).

Создание диаграмм

Для создания диаграммы введите в Excel данные с указанием заголовков столбцов (1), выберите на вкладке «Вставка» пункт «Диаграммы» (2) и укажите требуемый тип диаграммы. В Excel 2013 имеется вкладка «Рекомендуемые диаграммы» (3), на которой присутствуют типы, соответствующие введенным вами данным. После определения общего характера диаграммы Excel открывает вкладку «Конструктор», где производится более точная ее настройка. Огромное количество присутствующих здесь параметров позволяет придать диаграмме тот внешний вид, который вам нужен.

В версии Excel 2013 присутствует вкладка Рекомендуемые диаграммы, на которой отображаются типы диаграмм, соответствующие введенным вами данным.

Функции «ЕСЛИ» и «ЕСЛИОШИБКА»

«ЕСЛИ» и «ЕСЛИОШИБКА» относятся к числу наиболее популярных функций Excel. Функция ЕСЛИ позволяет определить условную формулу, которая при выполнении условия вычисляет одно значение, а при его невыполнении другое. Например, студентам, получившим за экзамен 80 баллов и больше (оценки выставлены в столбце C), можно присвоить признак «Сдал», а тем, кто получил 79 баллов и меньше - признак «Не сдал».

Функция «ЕСЛИОШИБКА» представляет собой частный случай более общей функции «ЕСЛИ». Она возвращает какое-то конкретное значение (или пустое значение), если в процессе вычисления формулы произошла ошибка. К примеру, при выполнении функции ВПР над другим листом или таблицей, функция «ЕСЛИОШИБКА» может возвращать пустое значение в тех случаях, когда «ВПР» не находит искомого параметра, задаваемого первым аргументом.

Функция «ЕСЛИ» вычисляет результат в зависимости от задаваемого вами условия.

Сводная таблица

Сводная таблица, по сути, представляет собой итоговую таблицу, позволяющую подсчитывать число элементов и вычислять среднее значение, сумму и другие функции на основе определенных пользователем опорных точек. В версии Excel 2013 дополнительно появились Рекомендуемые сводные таблицы, упрощающие создание таблиц, в которых будут отображаться нужные вам данные.

Например, для подсчета среднего балла студентов в зависимости от их возраста, переместите поле «Возраст» в раздел Строки (1), а поля с оценками в раздел «Значения» (2). В меню значений выберите пункт «Параметры полей значений» и в качестве операции укажите «Среднее» (3). Таким же образом можно подсчитывать итоги и по другим категориям, например, вычислять число сдавших и не сдавших экзамен в зависимости от пола.

Сводная таблица - это инструмент для проведения над таблицей различных итоговых расчетов в соответствии с выбранными опорными точками.

Сводная диаграмма

Сводные диаграммы обладают чертами как сводных таблиц, так и традиционных диаграмм Excel. Сводная диаграмма позволяет легко и быстро формировать простое для восприятия визуальное представление сложных наборов данных. Сводные диаграммы поддерживают многие функции традиционных диаграмм, в том числе ряды, категории и т.д. Возможность добавления интерактивных фильтров позволяет манипулировать выбранными подмножествами данных.

В Excel 2013 появились «Рекомендуемые сводные диаграммы». Откройте вкладку «Вставка», перейдите в раздел «Диаграммы» и выберите пункт «Рекомендуемые диаграммы». Переместив указатель мыши на выбранный вариант, вы увидите, как он будет выглядеть. Для создания сводной диаграммы вручную нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Сводная диаграмма».

Сводные диаграммы помогают получать простое для восприятия представление сложных данных.

Мгновенное заполнение

Лучшая, пожалуй, новая функция Excel 2013 - «Мгновенное заполнение» - позволяет эффективно решать повседневные задачи, связанные с быстрым переносом нужных блоков информации из смежных ячеек. В прошлом, при работе со столбцом, представленным в формате «Фамилия, Имя», пользователю приходилось извлекать из него имена вручную или искать какие-то очень сложные обходные пути.

Предположим теперь, что тот же самый столбец с фамилиями и именами присутствует в Excel 2013. Достаточно ввести имя первого человека в ближайшую справа ячейку (1) и на вкладке «Главная» выбрать «Заполнить» и «Мгновенное заполнение». Excel автоматически извлечет все прочие имена и заполнит ими ячейки справа от исходных.

«Мгновенное заполнение» позволяет извлекать нужные блоки информации и заполнять ими смежные ячейки.

Быстрый анализ

Новый инструмент быстрого анализа Excel 2013 помогает ускорить создание диаграмм из простых наборов данных. После выделения данных рядом с правым нижним углом выделенной области появляется характерный значок (1). Щелкнув по нему, вы переходите в меню «Быстрого анализа» (2).

В меню представлены инструменты «Форматирования», «Диаграмм», «Итогов», «Таблиц» и «Спарклайнов». Щелкая мышью по этим инструментам, вы сможете увидеть поддерживаемые ими возможности.

Быстрый анализ ускоряет работу с простыми наборами данных.

Power View

Интерактивный инструмент исследования и визуализации данных Power View предназначен для извлечения и анализа больших объемов данных из внешних источников. В Excel 2013 для вызова функции Power View перейдите на вкладку «Вставка» (1) и нажмите кнопку «Отчеты» (2).

Отчеты, созданные с помощью Power View, уже готовы к презентации и поддерживают режимы чтения и полноэкранного представления. Интерактивную их версию можно даже экспортировать в PowerPoint. Руководства по бизнес-анализу, представленные на сайте Microsoft, помогут вам в кратчайшие сроки стать специалистом в этой области.

Режим Power View позволяет создавать интерактивные отчеты готовые к презентации.

Условное форматирование

Расширенные функции условного форматирования Excel позволяют легко и быстро выделять нужные данные. Соответствующий элемент управления находится на вкладке «Главная». Выделите диапазон ячеек, которые требуется отформатировать и нажмите кнопку «Условное форматирование» (2). В подменю «Правила выделения ячеек» (3) перечислены условия форматирования, которые встречаются чаще всего.

Функция условного форматирования позволяет выделять нужные области данных с минимальными усилиями.

Транспонирование столбцов в строки и наоборот

Иногда возникает потребность поменять в таблице местами строки и столбцы. Чтобы проделать это, скопируйте нужную область в буфер обмена, щелкните правой кнопкой мыши на левой верхней ячейке области в которую осуществляется вставка и выберите в контекстном меню пункт «Специальная вставка». В появившемся на экране окне установите флажок «Транспонировать» и нажмите OK. Все остальное за вас сделает Excel.

Функция Специальной вставки позволяет транспонировать столбцы и строки.

Важнейшие комбинации клавиш

Приведенные здесь комбинации клавиш особенно полезны для быстрого перемещения по электронным таблицам Excel и выполнения часто встречающихся операций.

Excel для продвинутых: 8 полезных трюков

Microsoft Excel, пожалуй, лучшая офисная программа из когда-либо созданных. На ней держатся целые отрасли экономики, так что, виртуозно овладев этим инструментом, Вы сразу заметите, что дела у Вашего бизнеса идут в гору.

Кроме множества базовых приёмов работы с этой программой, которые Вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости «для продвинутых», которые сделают Вас на голову выше всех остальных. Так что, если хотите впечатлить своих боссов и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 9 хитрых функций Excel.

1. Функция ВПР
Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth”,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению.

Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени.

2. Функция ИНДЕКС
Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4).

3. Функция ПОИСКПОЗ
Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон - две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне.

По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР.

Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0).
С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью.

Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель.

5. $
Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно.

При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных.

6. &
Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&».

7. Массивы
Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек.

Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter.

8. Подбор параметра
Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel.

Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат.